PAM • Bohicon /Bénin
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
La position est basée à Bohicon.
Sous la supervision générale du Programme Associate et la supervision technique du Responsable de la Logistique, le Magasinier est en charge des tâches ci-après :
I) Mise à jour de: Logistics Execution Support System (LESS)
Maîtriser toutes les transactions relatives à la gestion de magasin dans le système LESS
Modifier au besoin et imprimer les OBD/LDV (Outbound Delivery/Lettres de voiture) à signer par les parties et dispatcher les copies lors des chargements et déchargements de cargaisons au magasin et dans le système
Réceptionner et dispatcher les copies des STO/LTIs (Ordre de Chargement ou Transport) aux transporteurs
Obtenir des transporteurs la confirmation de la réception des STO conformément au plan d’allocation
Acheminement informatique (dispatches) des vivres du magasin vers les pays bénéficiaires ou les points de distribution avancés ( PLA/EDP).
Saisir les données dans le système de gestion LESS, gestion théorique des magasins en prenant soin de distinguer les stocks de bonne qualité, les denrées endommagées, les pertes et avaries ainsi leurs numéros de référence.
Archivage des STO et OBD/LDV
Encodage de toutes les transactions dans les magasins y compris le traitement des ajustements internes, des reconditionnements, des ré-emballages, des transferts/prêts/emprunts, des transformations éventuelles, etc.
Préparer et prendre part aux inventaires physiques mensuels dans les magasins du PAM et poster les résultats dans LESS à bonne date,
Faire le suivi des inventaires physiques mensuel dans les magasins des écoles et autres partenaires du PAM et s’assurer que les réconcilliations ont été faites
Faire le suivi des réceptions des vivres dans LESS LAST MILE par l’ONG partenaire
Faire le suivi de l’utilisation convenable du CP Stock Management par le l’ONG Partenaire et remonter toutes informations relatives à l’utilisation du système
Exécuter toutes autres tâches spécifiques dans LESS relevant de sa compétence.
II) LOGISTIQUE
Fournir la contribution nécessaire à l'établissement, la mise en œuvre et la gestion des services et des contrats de la chaîne d'approvisionnement au niveau du magasin.
Soutenir les problèmes opérationnels complexes et fournir des solutions ou des recommandations liées à toutes les opérations de logistique concernant l’entreposage.
Surveiller les performances des transporteurs et autres fournisseurs de la chaîne d'approvisionnement et contribuer à l’élaboration des rapports d'évaluation de la performance et des recommandations;
Gérer le personnel des fournisseurs de services déployés au magasin du PAM en donnant des conseils techniques, de l'encadrement, de l'orientation et de la formation, afin de garantir que les opérations se déroulent suivant les procédures en vigueur
Partciper à la formation des ONGs, des comités de Gestion/communauté sur les principes de gestion des stocks et des magasins afin d’assurer la préservation de la qualité des vivres dans écoles et autres centres de distribution.
Coordonner avec l’assistant logistique pour visiter périodiquement des écoles et/ou les centres de distribution pour conseiller et s’assurer des bonnes pratiques en matière de préservation de la qualité des denrées stockées.
Effectuer des recherches, collecter des données et effectuer des analyses pour produire des rapports complets (Rapports sur les mouvements de stock, inventaire et commandes, rapports sur les suivis sortants et les indicateurs clés de performance, performances de transport, etc.), fournir des conseils et des recommandations pour améliorer l'efficacité opérationnelle.
Exécuter toutes autres tâches spécifiques qui lui seront confiées.
III) MAGASIN
Maintenir en bon état de tous les équipements du magasin et de la bonne gestion des NFI.
Superviser et coordonner la réception / l'expédition des produits alimentaires et non alimentaires, afin de s'assurer que l'enregistrement, la comptabilité et les rapports sont disponibles en tout temps.
Responsable de l'exactitude des registres des transactions de l'entrepôt, y compris le dénombrement périodique des stocks et l'identification des écarts, afin d'assurer des rapports immédiats et précis sur les mouvements de produits conformément aux exigences du PAM.
Responsable de la gestion des stocks (vérification physique des stocks, rapports, etc.) pour s'assurer que les problèmes existants et en cours concernant la gestion correcte des stocks sont traités rapidement et que les procédures standard du PAM pour la manutention et le stockage sont strictement suivies.
Contribuer à la préparation et / ou préparer des rapports réguliers et ad hoc et des statistiques sur les opérations d'entreposage (par exemple, rapports hebdomadaires sur les stocks et le vieillissement), formuler des recommandations et soutenir une planification et une prise de décision éclairées.
Veiller à la sauvegarde des produits en fournissant des conseils et en prenant des initiatives pour la mise en œuvre de mesures préventives, pour garantir que les produits sont conservés en bon état et que des mesures de contrôle de la qualité sont prises selon les procédures établies et les conditions d'assurance.
Superviser le personnel d'entrepôt tiers, pour assurer des normes de haute performance.
QUALIFICATIONS MINIMALES ET APTITUDES REQUISES
- Être de nationalité Béninoise ou avoir un permis de travail à jour ;
- Avoir terminé les études secondaires. Un diplôme du (BAC) ou un diplôme équivalent ;
- Avoir au moins quatre (4) années d’expériences professionnelles dans le domaine du transport /logistique, de la gestion des stocks et des entrepôts, ou à un poste avec des responsabilités similaires.
- Avoir une expérience de travail avec les Nations Unies ou une organisation internationale de développement des projets/programmes serait un atout
- Être apte à travailler sous pression dans un environnement international et multiculturel
- Avoir une bonne maitrise du français et une bonne connaissance de l’anglais
- Avoir une bonne maitrise des logiciels d’utilisation courante. La connaissance et l’utilisation d’Internet et de la messagerie Outlook sont requises.
COMPETENCES REQUISES
- Une excellente capacité de communication ; haut niveau d’intégrité ; une bonne moralité, transparence et de la rigueur dans la gestion ; capacité à travailler en équipe