Mission du poste

Assurer la coordination et le contrôle d’un ensemble complet de services de support administratif et opérationnel afin de garantir une prestation efficace, de qualité et conforme aux procédures de l’organisation.

Principales responsabilités

Assistance de direction

• Fournir un soutien administratif et organisationnel de haut niveau à la direction ;

• Gérer les agendas, réunions, déplacements et correspondances ;

• Assurer le suivi des actions et des décisions prises lors des réunions.

Gestion documentaire et reporting

• Préparer, consolider et mettre en forme :

• rapports ;

• notes de briefing ;

• correspondances ;

• présentations ;

• documents administratifs.

• Réaliser des recherches et collecter les informations nécessaires à la prise de décision.

Gestion des processus administratifs

• Identifier les opportunités d'amélioration des procédures internes ;

• Utiliser les retours d’expérience pour optimiser les méthodes de travail ;

• Veiller au respect des normes de qualité et des délais.

Support aux clients internes

• Répondre aux demandes complexes liées aux services administratifs ;

• Fournir des solutions précises et rapides aux collaborateurs ;

• Assurer un suivi efficace des requêtes.

Gestion des bases de données et archives

• Superviser la tenue et la mise à jour des dossiers et bases de données ;

• Garantir l’accessibilité, la fiabilité et la confidentialité des informations ;

• Veiller au respect des politiques internes et réglementations applicables.

Contrôle qualité documentaire

• Relire, corriger et améliorer les documents produits par les équipes ;

• Vérifier la conformité des documents aux standards de l’organisation ;

• Assurer une qualité rédactionnelle élevée.

Suivi budgétaire

• Appuyer les responsables dans :

• la planification budgétaire ;

• le suivi des dépenses ;

• le rapprochement budgétaire ;

• le contrôle de l’utilisation des ressources financières.

• Produire des analyses et tableaux de suivi.

Amélioration des services

• Évaluer les procédures existantes ;

• Formuler des recommandations visant à améliorer l’efficacité des services de support ;

• Participer à la mise en œuvre des améliorations validées.

Encadrement et coordination

• Former et accompagner les collaborateurs juniors ;

• Fournir conseils et assistance technique ;

• Coordonner les activités des équipes de support ;

• Veiller à la qualité et à l’harmonisation des services rendus.

Profil recherché

Formation

• Licence (Bac+3) ou diplôme universitaire équivalent en :

• Administration publique ;

• Administration des affaires ;

• Gestion ;

• ou tout autre domaine pertinent.

Expérience professionnelle

• Minimum 6 années d’expérience progressive dans :

• l’administration de bureau ;

• la gestion administrative ;

• le support exécutif ou organisationnel.

Atout important

• Expérience en tant qu’Assistant(e) de Direction Générale ou d’un cadre dirigeant.

Compétences requises

Gestion administrative

• Maîtrise des processus administratifs et organisationnels ;

• Bonne connaissance des systèmes et procédures de gestion d’entreprise ;

• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.

Analyse et gestion budgétaire

• Capacité à analyser et interpréter des données financières ;

• Expérience du suivi budgétaire et du contrôle des dépenses.

Communication

• Excellentes capacités rédactionnelles ;

• Très bonnes aptitudes relationnelles ;

• Capacité à interagir avec des interlocuteurs de différents niveaux hiérarchiques.

Coordination et management

• Expérience dans la coordination d’équipes ;

• Aptitude à encadrer, former et accompagner des collaborateurs ;

• Sens de l’organisation et du leadership opérationnel.

Amélioration continue

• Capacité à identifier les dysfonctionnements ;

• Esprit d’analyse et de proposition ;

• Orientation résultats et qualité de service.

Confidentialité

• Grande discrétion dans le traitement des informations sensibles ;

• Respect strict des règles de confidentialité.

Langues

Obligatoires

• Français : excellente maîtrise orale et écrite ;

• Anglais : excellente maîtrise orale et écrite.

Profil idéal

Ce poste correspond à un professionnel expérimenté de l’assistanat de direction ou de l’administration, capable de soutenir efficacement des cadres dirigeants, de coordonner des services administratifs complexes, de gérer des budgets et de superviser des équipes tout en maintenant un haut niveau de confidentialité et de qualité de service.