Position hiérarchique

Sous la supervision générale du Coordinateur Sous-régional pour l’Afrique de l’Ouest et la supervision directe du Responsable de l’Unité Locale des Achats (ULA) ainsi que de l’International Procurement Officer (IPO), le/la Spécialiste aura pour principale responsabilité l’acquisition des biens, services et travaux nécessaires à la mise en œuvre des projets de la FAO, dans le strict respect des procédures et politiques d’achats de l’Organisation.

Il/elle veillera à assurer des acquisitions compétitives, transparentes et réalisées dans les délais impartis, tout en garantissant le meilleur rapport qualité-prix et la satisfaction des besoins des utilisateurs.

Domaine de spécialisation

• Gestion des achats de biens, services et travaux ;

• Gestion contractuelle ;

• Suivi et monitoring des marchés et contrats.

Tâches et responsabilités

• Appuyer les projets dans la planification et le suivi des achats via l’outil CSLP de la Division des Achats du siège ;

• Vérifier la conformité, la précision et la complétude des demandes d’achats avant leur traitement ;

• Assurer la mise à jour de la base de données et du tableau de suivi des achats ;

• Définir les stratégies d’achats adaptées conformément aux procédures FAO, au manuel MS 502 et aux meilleures pratiques ;

• Préparer les demandes de délégation Adhoc lorsque nécessaire ;

• Préparer et publier les appels d’offres ainsi qu’assurer leur suivi administratif et technique ;

• Préparer les demandes de clarification et garantir la transmission des réponses aux fournisseurs potentiels ;

• Réaliser les évaluations financières et élaborer les recommandations d’attribution ;

• Préparer les notes de synthèse et les soumissions destinées aux comités de revue des marchés et contrats ;

• Mettre à jour les outils de reporting et les tableaux de suivi des achats ;

• Assister dans la gestion des appels à manifestation d’intérêt (AMI) conformément aux procédures FAO ;

• Assurer l’émission et le suivi des bons de commande et contrats fournisseurs ;

• Superviser les livraisons et l’administration des contrats ;

• Documenter les retards de livraison et appliquer les pénalités prévues ;

• Rédiger les lettres de regret destinées aux soumissionnaires non retenus ;

• Organiser et archiver les dossiers d’achats et documents contractuels ;

• Veiller à la mise à jour quotidienne du tableau de suivi des achats ;

• Contribuer à l’identification de nouveaux fournisseurs et à l’élargissement de la base fournisseurs ;

• Assurer le suivi de la performance des fournisseurs ;

• Gérer l’enregistrement et la mise à jour des fournisseurs dans les systèmes dédiés ;

• Utiliser les plateformes et outils FAO tels que INTEND, GRMS, DO Dashboard, SharePoint, UN Partner Portal et UNGM ;

• Classer et mettre à jour les documents liés aux processus d’achats ;

• Garantir que tous les dossiers sont correctement documentés et approuvés ;

• Examiner les protocoles d’accord conformément aux règles de la FAO ;

• Identifier et analyser les litiges ou réclamations liés aux achats ;

• Participer aux comités locaux d’ouverture des offres et au Comité Local d’Approvisionnement (LPC) ;

• Appuyer la revue des demandes de délégation d’autorité des pays de la sous-région ;

• Exécuter toute autre tâche confiée par la hiérarchie.

Conditions minimales à remplir

• Diplôme universitaire supérieur en droit, gestion, économie, comptabilité, finance ou discipline connexe ;

• Minimum cinq (05) années d’expérience pertinente en gestion des achats et/ou supply chain dans le secteur privé, humanitaire ou au sein d’une organisation internationale ;

• Excellente maîtrise du français (niveau C) ;

• Connaissance intermédiaire de l’anglais (niveau B) ;

• Être de nationalité sénégalaise.

Compétences de base exigées par la FAO

• Orientation vers les résultats ;

• Esprit d’équipe ;

• Excellentes capacités de communication ;

• Aptitude à établir des relations constructives ;

• Partage des connaissances et amélioration continue.

Aptitudes techniques et fonctionnelles

• Très bon sens de l’organisation et capacité à respecter des délais serrés ;

• Capacité à gérer les priorités efficacement ;

• Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles ;

• Capacité à travailler en équipe et à coordonner les efforts avec différents interlocuteurs ;

• Forte capacité d’analyse et de résolution de problèmes ;

• Grande rigueur dans l’exécution des tâches ;

• Orientation résultats et solutions tout en respectant strictement les procédures.

Critères de sélection

• Bonne maîtrise des outils informatiques : Excel, Word, PowerPoint et MS Teams ;

• Connaissance de SharePoint et MS Power BI ;

• Certification CIPS niveau 2 fortement souhaitée, niveau 3 constituant un atout ;

• Expérience confirmée en gestion contractuelle et en achats ;

• Intégrité, sens de l’initiative et haut niveau de responsabilité ;

• Excellente capacité analytique et aptitude à travailler sous pression ;

• Capacité démontrée à analyser les problèmes et proposer des solutions adaptées, y compris en contexte d’urgence ;

• Expérience professionnelle pertinente dans le domaine des achats ;

• Bonne connaissance du système des Nations Unies ;

• Une expérience au sein d’une organisation internationale constitue un atout important.