Assistant Administratif et Financier – UNESCO Tchad

Contexte Organisationnel

Sous l’autorité générale déléguée du Chef de l’Antenne UNESCO de N’Djamena et sous la supervision directe du/de la Chargé(e) des finances et de l’administration (AO), le/la titulaire assurera un ensemble de services d’appui administratif et financier conformément aux règlements, règles, pratiques, normes et procédures de l’UNESCO.

Le poste s’inscrit dans le cadre du projet PRET (Programme d’Éducation pour la Résilience au Tchad, financé par le GPE) ainsi que des autres projets en cours.

Aperçu des Fonctions du Poste

Responsabilités Générales d’Administration

• Agir en qualité d’agent certificateur dans la limite de l’autorité déléguée par le/la AO ;

• Rédiger et préparer :

• correspondances courantes ;

• notes de service ;

• rapports non substantiels ;

• Assurer la tenue :

• des dossiers confidentiels ;

• des systèmes de classement et de référence ;

• Participer à la préparation :

• des rapports budgétaires ;

• des rapports financiers ;

• des statistiques et projections ;

• Relire les projets de rapports et contrôler :

• l’exactitude ;

• la cohérence des chiffres ;

• Appuyer les activités liées :

• à la maintenance du bureau ;

• à la sécurité ;

• au transport ;

• aux services administratifs ;

• Fournir des orientations sur :

• les règles administratives ;

• les règlements ;

• les procédures internes.

Responsabilités Financières

• Assister le superviseur dans le suivi de la situation financière ;

• Utiliser les systèmes d’information de gestion et rapports financiers ;

• Coder, enregistrer et rapprocher les transactions comptables dans IRIS (SAP) ;

• Vérifier et traiter :

• factures ;

• paiements ;

• remboursements ;

• rémunérations ;

• Tenir des comptes spécifiques et compiler les données financières ;

• Préparer des rapports financiers de routine ;

• Générer des rapports de dépenses à partir des systèmes automatisés ;

• Fournir un appui au personnel concernant :

• les procédures financières ;

• les paiements ;

• les dispositions bancaires ;

• Agir comme point focal bancaire ;

• Assurer le rapprochement bancaire et le suivi des documents financiers.

Responsabilités Budgétaires

• Surveiller les engagements et dépenses des projets ;

• Préparer :

• des estimations détaillées de coûts ;

• des données budgétaires ;

• Contrôler les niveaux budgétaires et signaler :

• insuffisances de fonds ;

• erreurs ;

• irrégularités ;

• Produire des rapports budgétaires ;

• Compiler et analyser les données financières ;

• Participer à :

• la préparation ;

• la finalisation ;

• l’analyse des écarts budgétaires ;

• Vérifier la cohérence des chiffres ;

• Identifier les anomalies et proposer des corrections.

Responsabilités en Ressources Humaines

• Assister dans les questions administratives RH ;

• Préparer :

• correspondances RH ;

• documents administratifs ;

• Assurer le suivi des actions RH et des bases de données ;

• Extraire et analyser les données RH ;

• Traiter :

• salaires ;

• droits ;

• créances ;

• contrats hors personnel ;

• Fournir un appui aux nouveaux employés, experts et consultants ;

• Assister dans :

• les procédures de visa ;

• cartes d’identité ;

• permis de conduire ;

• Assurer la liaison avec le Ministère des Affaires étrangères du Tchad ;

• Participer :

• aux formalités de recrutement ;

• à l’organisation des entretiens ;

• à la préparation des documents de sélection.

Achats, Logistique et Voyages

Expédition et Douane

• Assurer les dispositions d’expédition ;

• Conseiller sur les procédures douanières ;

• Assurer la liaison avec les services des douanes tchadiennes.

Achats

• Participer :

• aux procédures d’approvisionnement ;

• à la préparation des bons de commande ;

• à la préparation des contrats ;

• Assurer le suivi des réquisitions ;

• Maintenir le contact avec les fournisseurs.

Voyages

• Préparer :

• plans de voyage ;

• ordres de mission ;

• avances de voyage ;

• Vérifier les demandes de remboursement ;

• Fournir des orientations administratives relatives aux déplacements.

Sécurité

• Assister dans toutes les questions liées à la sûreté et à la sécurité ;

• Coopérer avec l’UNDSS sur les questions sécuritaires.

Compétences Requises

Compétences Fondamentales UNESCO

• Communication ;

• Responsabilité ;

• Innovation ;

• Partage des connaissances ;

• Planification et organisation ;

• Professionnalisme ;

• Postuler