Résumé du poste

Niveau débutant/d'introduction dans la carrière d'adjoint administratif. Les principales fonctions du poste consistent en une série de tâches de soutien administratif effectuées sous différents degrés de supervision pendant la période d'apprentissage. Le poste exige une connaissance générale des politiques et procédures organisationnelles et départementales, ainsi que la capacité de communiquer des informations concernant les programmes, les fonctions et les services. Les tâches effectuées sont routinières et peuvent inclure la préparation de documents et de rapports, l'utilisation de technologies de bureau, la compilation de dossiers, l'organisation et la tenue de fichiers, la publication d'informations, l'accueil/l'orientation/l'assistance d'autres personnes, la distribution du courrier et la photocopie.

L'éventail des tâches comprend, sans s'y limiter, la collecte et la vérification de données, la synthèse et le rapprochement d'informations ou de données financières, la gestion des dossiers, l'examen et le traitement, la recherche et l'inventaire.

Remarque : ce poste consiste généralement à soutenir un petit projet/une petite fonction, à fournir un soutien à plusieurs équipes/fonctions ou à faire partie d'une équipe de personnel administratif qui soutient une équipe ou un département chargé d'un projet de grande envergure/très complexe.

Responsabilités :

• Effectuer des tâches administratives générales et courantes.

• Sert de point de contact principal pour les contributions des contacts internes et externes.

• Fournit un excellent service à la clientèle, dans une attitude amicale et professionnelle, aux clients internes et externes.

• Vérifie l'exhaustivité et l'exactitude des données et des informations à l'aide de directives standard ; accomplit ses tâches en prêtant attention aux détails.

• Prend des messages ou répond aux questions courantes et inhabituelles.

• Joue le rôle de « gardien » des plannings, détermine les besoins et gère les conflits d'horaires avec professionnalisme.

• Travaille en collaboration avec d'autres assistants administratifs pour assurer une couverture de secours et apporter son aide en cas de besoin.

• Fournit un soutien administratif aux membres de l'équipe pour la photocopie, la télécopie et les envois postaux à grande échelle.

• Répond aux demandes d'assistance administrative du personnel selon les besoins.

• Configure et gère les fichiers, prépare les rapports, les présentations et les graphiques, fournit les fournitures de bureau aux employés, effectue la saisie de données, relit et compile des rapports spéciaux.

• Reçoit et distribue le courrier entrant et coordonne le courrier sortant, y compris les services de messagerie et la distribution du courrier interne.

• Planifie les réunions et s'occupe de leur organisation.

• Aide à la préparation du matériel pour les réunions et les conférences.

• Fournit un soutien aux réunions selon les besoins (par exemple, réservation de salles de conférence, coordination de la restauration, logistique).

• Prépare et tient à jour la documentation, les plans, les rapports, les calendriers, les bases de données, les feuilles de calcul, les registres, etc. afin de soutenir les fonctions.

• Les tâches varient en fonction du service et/ou du domaine fonctionnel. Peut être amené à gérer des projets spéciaux et à effectuer des tâches de recherche et d'analyse de données.

• Accomplit d'autres tâches qui lui sont assignées.
  
  

Connaissances et compétences appliquées :

• Fait preuve d'une compréhension de base du domaine de spécialisation, des procédures, méthodes et pratiques du programme, y compris la connaissance des responsabilités du programme et du personnel.

• Utilise des systèmes de classement et de données, des fonctions et/ou des procédures établis qui nécessitent une connaissance du programme.

• Comprend les logiciels utilisés pour exécuter les fonctions quotidiennes.

• Utilise des logiciels bureautiques de base, des systèmes d'information et du matériel de bureau pour accéder à des informations standard, les saisir et les vérifier.

• Communique clairement les informations au personnel, aux clients et/ou au public concernant les services, les processus et les procédures en utilisant les directives prescrites ou établies.

• Utilise la terminologie spécifique au programme.

• Recueille les informations facilement accessibles dans les dossiers du bureau pour rédiger des courriels, des notes de service et d'autres documents.

• Capacité à relire des documents pour vérifier la grammaire, l'orthographe, la ponctuation et la mise en forme de base.

• Capacité à recueillir, recommander et résumer des données pour des rapports, trouver des solutions à divers problèmes administratifs et hiérarchiser les tâches.

• Nécessite une attention particulière aux détails lors de la rédaction, de la saisie et de la relecture de documents, de la définition des priorités et du respect des délais.

• Enregistre et documente les informations avec précision.
  
  

Résolution de problèmes et impact :

• Identifie et reconnaît les problèmes qui ont déjà eu lieu et dont l'impact est limité.

• Fournit un excellent service à la clientèle, avec une attitude amicale et professionnelle, aux clients internes et externes.

• Détecte facilement et rapidement les erreurs au sein de l'unité de travail immédiate, ce qui entraîne des perturbations ou des dépenses mineures pour les corriger.
  
  

Supervision donnée/reçue :

• Reçoit normalement des instructions détaillées sur toutes les tâches à accomplir.

• Supervision étroite impliquant des instructions détaillées et un contrôle fréquent des performances professionnelles.

• Les contacts se font principalement au sein de l'unité de travail immédiate.

• Les contacts consistent à obtenir ou à fournir des informations nécessitant peu d'explications ou d'interprétation.
  
  

Formation :

• Bac +2 en administration ou tout autre diplôme connexe ou équivalent international, ou encore une combinaison équivalente d'études et/ou d'expérience pertinentes suffisante pour remplir avec succès les principales responsabilités du poste.

• Cette description de poste résume les principales fonctions du poste.

• Elle ne prescrit ni ne limite les tâches exactes qui peuvent être assignées pour remplir ces fonctions.

• Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme un contrat de travail.

• La direction se réserve le droit de revoir et de réviser ce document à tout moment.
  
  

NB :

• Cette description de poste résume les principales fonctions du poste.

• Il ne prescrit ni ne restreint là les tâches précises qui peuvent lui être confiées pour mener à bien ces tâches.

• Ce document ne doit pas être interprété de quelque manière que ce soit pour représenter un contrat de travail.

• La direction se réserve le droit de revoir et de réviser ce document à tout moment.
  
  

Expérience :

• Nécessite généralement 1 à 3 ans d'expérience pertinente.

• Exigences physiques habituelles :

• Environnement de bureau classique.

• Capacité à passer de longues heures devant un écran d'ordinateur et à effectuer des tâches répétitives au clavier.

• Capacité à rester assis ou debout pendant de longues périodes.

• Capacité à soulever/déplacer jusqu'à 5 kg.
  
  

Technologies à utiliser :

• Ordinateur personnel/portable, applications Microsoft (c'est-à-dire Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), téléphone portable/technologie mobile et équipement de bureau standard.
  
  

Déplacements requis :

• Moins de 10 %