(01) CHARGE.E DE L’ADMINISTRATION ET DE LA LOGISTIQUE
- Référence cDiscussion: 1114465
- Publié le: 25/04/2023 à 11h55min18s
- Niveau d'études: Bac + 3
- Expérience: Non précisé
- Expire le: 05-05-2023
Médecins du monde
Parakou, Bénin
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Intitulé
du poste |
Chargé.e de l’Administration
et de la Logistique |
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Nombre
de poste |
01 |
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Référence |
MDM-CH/BENIN/0423/BJ12/009 |
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Durée
du contrat |
Un
(01) an renouvelable selon les performances et les besoins |
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Poste
Basé à |
Bénin - Parakou |
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Aires
de travail |
Parakou avec d’éventuelles descentes vers les
bases opérationnelles |
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Type
de Contrat |
Contrat national à temps plein à durée déterminé |
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Date
de publication |
24/04/2023 |
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Date
probable de démarrage contrat |
Dès que possible |
Membre du Réseau international de Médecins du Monde comportant 15 associations, Médecins du Monde Suisse (MdM Suisse) a été fondée en 1993. Au carrefour entre l’action humanitaire et la santé publique, MdM Suisse agit depuis plus de 20 ans pour améliorer l’accès à la santé des plus vulnérables. Dans le cadre de la mise en œuvre de ses interventions au Bénin, l’organisation recherche un.e chargé.e de l’administration et de la Logistique pour sa base opérationnelle de Parakou. Le poste est ouvert à tous les ressortissants de l’espace CEDEAO.
DESCRIPTION DU POSTE :
Sous la Responsabilité du Coordinateur des services Support, le Chargé.e de l’Administration et de la Logistique assurera la gestion administrative globale ainsi que la gestion de la logistique de la base de Parakou en vue de permettre une meilleure gestion en termes support. Vous êtes le.la responsable hiérarchique d’un chauffeur et vous travaillerez en étroite collaboration avec le Responsable de projets DSSR/Parakou et le reste des membres de l’équipe de MdM-CH à Parakou ainsi que de l’équipe support de la coordination de Cotonou.
Plus particulièrement, vos principales responsabilités seront :
Objectif 1 : Gestion de la base de Parakou
• Assure l’interface entre la coordination et la base auprès des autorités de Parakou.
• Assure un bon entretien et fonctionnement des biens immobiliers de MdM (bureau de Parakou, espaces de stockage, éventuels logements du personnel).
• Assure l’émission des demandes d’achats nécessaires pour le bon fonctionnement de la base de Parakou.
• Assure le respect des clauses et du suivi des contrats de bail de MdM et est l’interlocuteur premier avec le bailleur de Parakou.
• Assure la surveillance des biens immobiliers (bureaux).
• Assure la bonne gestion des achats sur la base de Parakou.
• Actualise le répertoire des fournisseurs de la base de Parakou.
• Maintient un bon relationnel avec les fournisseurs de Parakou et sert de pont entre la coordination et la base.
Objectif 2 : Gestion des biens mobiliers et des stocks
• Assure la mise à jour quotidienne de l’inventaire des biens de l’organisation sur la Base de Parakou en répertoriant chaque pièce dans l’inventaire.
• Assure le marquage des biens avec un numéro séquentiel unique (y compris les biens faisant l’objet d’un certificat de don ou de prêt) et actualise le tableau de suivi des équipements mensuellement en coordination avec la Logisticienne Base de Cotonou.
• Elabore et soumets à l’approbation de l’administration les documents de décharge pour les remises et transferts de biens aux partenaires (certificats de dons ou contrats de prêts).
• Réalise une vérification de l’inventaire sur une base trimestrielle.
• Assure un suivi régulier des stocks (mobiliers, consommables et matériels de visibilité) et prévoit les commandes de matériels pour éviter les ruptures conformément au plan d’approvisionnement.
• Assure la sécurité des stocks pour éviter la disparition ou l’altération de biens stockés.
• Participe activement au processus de réalisation de travaux de construction, réhabilitation, équipement et maintenance d’infrastructures liés aux activités.
• Assure en collaboration avec notre Chargé des systèmes d’informations la correcte gestion et maintenance du stock des équipements (téléphones, ordinateurs, imprimantes, scanners, vidéoprojecteur, etc.).
• Supervise et compile la gestion des biens mobiliers et des stocks de la base de Parakou.
Objectif 3 - Gestion du parc véhicule et des déplacements
• Assure une correcte gestion de la flotte des véhicules et motos de la base de Parakou en coordination avec la logisticienne Base de Cotonou.
• Coordonne et planifie le travail du/des chauffeur(s).
• Gère les plannings des véhicules.
• Assure le contrôle et l’élaboration des logbooks et rapports de consommation mensuelle en carburant des véhicules.
• Coordonne et organise les éventuels transports de marchandises.
• Assure les contrôles préalables à la validation des déplacements inter urbains.
• Remplit les fiches de demande de validation de déplacements en coordination avec le référent sécurité.
• Etablit annuellement avec le garage prestataire le calendrier des maintenances préventives de la flotte des véhicules et veille à son respect par les chauffeurs.
• Assure la constitution de dossier par véhicule.
• Etudie les fiches signalétiques lorsqu’une réparation est jugée nécessaire par un chauffeur et réalise les demandes d’engagements pour les réparations et entretiens des véhicules.
• Est l’interlocuteur de base avec les garages de références de Parakou.
• Supervise et coordonne la gestion du parc véhicule au niveau de Parakou.
• Assure le bon management des équipes des chauffeurs et en parallèle des agents de sécurité.
Objectif 4 : Gestion de l’administration et de la comptabilité
• Effectue les différents paiements autorisés en espèces après vérification de l’éligibilité des pièces.
• Tient journalièrement les journaux de caisse de la base et transmet à la coordination en fonction des deadlines validées.
• Vérifie quotidiennement les justifications d’avances de dépenses : avance de voyages et avances pour activités, etc.
• Traite quotidiennement les justifications des avances conformément au manuel des procédures financières.
• Tiens à jour le journal manuel des avances.
• Effectue les demandes d’approvisionnement de caisse.
• Gère la caisse et le coffre de la base conformément au manuel des procédures financières validé et prend en compte toutes les instructions données dans le cadre de la gestion du cash,
• Procéder à l’archivage correct de tout dossier de paiement selon les procédures.
• Préparer les documents comptables en utilisant les codes comptables, budgétaires et financiers appropriés.
PROFIL RECHERCHÉ :
Conditions Scolaires/Académiques :
Avoir une licence en gestion financière et comptable (BAC + 3) - option comptabilité/Audit et contrôle de Gestion/Gestion des Entreprises/Administration avec comme diplôme de base un BAC G2,
Diplôme et/ou une formation complémentaire en gestion logistique
Expérience professionnelle :
Faire preuve d’une expérience de 5 années minimum dans le domaine administratif / comptable /
Expérience au moins 3 années dans une ONG internationale à un poste similaire
Résidence à Parakou avec une expérience de travail dans le département du Borgou serait un atout
Aptitudes :
Excellente capacité rédactionnelle en français.
Connaissance approfondie des outils collaboratifs et du pack office.
Faire preuve d’une connaissance et d’une compréhension approfondies du logiciel EXCEL.
Connaissance des logiciels de comptabilité SAGA serait un grand atout.
Connaissance de la gestion des approvisionnements
Aptitude dans la planification
Connaissances des procédures de bailleurs de fonds.
Sens de l’organisation, de la priorisation et de la planification stratégique et opérationnelle, esprit d’analyse et capacité à prendre des initiatives
Capacité à travailler en équipe, à utiliser le réseau professionnel et en gardant le respect de la multiculturalité,
Sens de la rigueur,
Autonomie tout en respectant les procédures et les règles de vie et de sécurité de la mission.
Permis de conduire A souhaitable
Engagé, vous adhérez aux valeurs de MdM et êtes motivé par son modèle associatif.
LISTE DES PIECES A FOURNIR :
• Lettre de motivation adressée à la Coordinatrice Générale de MDM-CH au Bénin
• Curriculum Vitae (02 pages maximum)
• Copie d’une pièce d’identité en cours de validité (carte d’identité ou passeport)
• Copie des diplômes et attestations
• Preuve des différentes expériences pertinentes pour le poste (attestations de travail, attestation de bonne fin d’exécution, …)
• Trois personnes de référence en lien avec vos postes antérieurs de préférence les Responsables des Ressources Humaines (Nom, Prénoms, Fonction, Adresse mail et Téléphone fonctionnel)
DEPÔT DES DOSSIERS :
Le dossier complet en format PDF devra être envoyé par mail à l’adresse : recrutements.benin@medecinsdumonde.ch
avec en objet « Candidature au poste de chargé de l’administration et de la Logistique Parakou ».
avec en objet « Candidature au poste de chargé de l’administration et de la Logistique Parakou ».
La date limite d’envoie des candidatures est fixée au 05 mai 2023 à 17h00 Heures précises.
MdM CH se réserve le droit de consulter les dossiers reçus au fur et à mesure de leur réception. Les candidatures reçues après la date limite indiquée ou à une adresse autre que celle mentionnée ci-dessus seront déclarées irrecevables.
Seules les candidatures présélectionnées seront contactées.
Médecins du Monde se réserve le droit de ne donner aucune suite à ce recrutement
Médecins du Monde est un employeur qui promeut l’égalité des opportunités et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente. La procédure est ouverte à toutes les candidates et tous les candidats qui pensent qu'ils répondent aux exigences du poste. Aucun employé ou individu de Médecins du Monde n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l'échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d'un traitement préférentiel dans le processus de recrutement.
Isabelle FLOREANI
Coordinatrice Générale