Dans le cadre du renforcement de ses activités, TRINET S.A., intégrateur de solutions télécoms recrute une (01) Secrétaire administrative.
A.DESCRIPTIF DU POSTE
Sous la responsabilité du Chef Projets, la Secrétaire administrative assure les tâches de secrétariat et assiste le Chef Projets dans la réalisation de son cahier de charges.
MISSIONS ET RESPONSABILITES
Activité 1 : Rédaction administrative et traitement de textes
-Assurer la rédaction des correspondances internes et externes : notes de service, rapports, procès-verbaux, comptes rendus, télécopies, courriers électroniques ;
-Mettre en forme les textes rédigés par le Responsable Administratif ;
-Etablir les demandes de fonds, les notes de frais, les demandes de consommation de crédit budgétaire, les bons de commande des dossiers qui lui sont attribués ;
-Soumettre les documents au Responsable Administratif pour visa ou signature.
Activité 2 : Gestion du courrier et des documents
-Transmettre le courrier enregistré et les documents arrivés ;
-Assurer le dispatching du courrier annoté par le Responsable Administratif ;
-Tenir à jour les registres pour le suivi du courrier "départ" et "arrivée" ;
-Contrôler et s’assurer de la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives administratives, et en général de tout document à diffusion générale ;
-Prendre les messages urgents à transmettre ;
-Faire distribuer le courrier destiné à l’extérieur par le service approprié ;
-Utiliser un logiciel approprié pour expédier et recevoir le courrier électronique et pour le distribuer et le classer.
Activité 3 : Classement des documents
- Procéder au classement des documents destinés aux différentes directions selon le mode approprié (alphabétique, numérique, chronologique, thématique) afin de permettre une recherche rapide ;
- Transférer les dossiers aux archives.
Activité 4 : Missions et voyages
-Préparer les missions du staff de TRINET S.A. en collaboration avec le Chargé de la Logistique et le RRH ;
-Préparer les dossiers relatifs aux missions du Responsable Administratif.
Activité 5 : Standard et gestion des rendez-vous
-Prendre ou donner les rendez-vous aux visiteurs (tenue des agendas) ;
-Accueillir les visiteurs et les introduire auprès du Responsable Administratif ;
-Rappeler en temps opportun au Responsable Administratif, les réunions et obligations prévues ;
-Coordonner l’ensemble des contacts extérieurs et intérieurs du Responsable Administratif.
-Demander et recevoir les communications téléphoniques du Responsable Administratif ;
-Noter les messages téléphoniques destinés au Responsable Administratif ;
-Assurer la bonne gestion du courrier électronique du Responsable Administratif ;
-Organiser les réunions avec les interlocuteurs internes et externes.
Activité 6 : Rédaction des rapports
-Rédiger les rapports d’activités périodiques.
CONNAISSANCES, COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
-Excellentes capacités rédactionnelles, organisationnelles et multitâches
-Très bonne maitrise des outils bureautiques
-Capacité à travailler en équipe
-Capacité à concevoir des supports de suivi des dossiers
-Capacité à dialoguer avec les différents interlocuteurs internes et externes
-Autres aptitudes et qualités personnelles
-Faire preuve de rigueur et de polyvalence
-Être réactif et pouvoir gérer les urgences
-Faire preuve de discrétion et confidentialité
FORMATION ET EXPÉRIENCE
-Être titulaire d’au moins BAC+2 en Secrétariat / Assistant de Direction ou un profil similaire
-Justifier d’au moins trois (03) années d’expériences professionnelles pertinentes dans ce domaine
-Avoir occupé le poste dans le cadre d’un projet serait un atout.
B.COMMENT POSTULER ?
Nous remercions toutes les candidates de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées seront contactées.
Nous acceptons des candidatures en continu. Toutefois, le poste peut être pourvu avant la date affichée. SVP, n'attendez pas la date limite pour postuler.
Nous pourrons être amenés à vous demander des pièces complémentaires suivant les différentes étapes du processus de recrutement.
Si le poste vous intéresse, envoyez votre dossier de candidature (CV à jour + Lettre de motivation précisant votre prétention salariale) en un seul fichier PDF au plus tard le 30 novembre 2021, en spécifiant en objet du mail