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CHARGE (E) DE PASSATION DE MARCHES (PDM) / CHARGE (E) RESSOURCES HUMAINES (RH)

LuxDev

Niamey, Niger
Lux-Development (LuxDev), Agence luxembourgeoise pour la Coopération au Développement, a été mandatée par le Ministère des Affaires étrangères et européennes (MAEE) du Grand-Duché de Luxembourg pour assurer la mise en œuvre de son programme de coopération bilatérale au Niger. LuxDev agit en tant qu’Agence d’exécution pour la partie luxembourgeoise.

Le Programme Niger-Luxembourg intervient principalement dans cinq (5) secteurs d’activités : l’éducation et la formation professionnelle, le développement rural, l’eau et l’assainissement et les finances publiques. Les Programmes sectorielles cherchent à pourvoir le poste suivant :

I. CHARGE (E) DE PASSATION DE MARCHES (PDM) 

 Le/la Chargé (e) PDM a pour mandat général la mise en place, l’organisation et l’animation de la Cellule Passation des Marchés. A ce titre il planifie, coordonne, exécute les tâches afférentes à la passation des marchés de Biens, de Services et de Travaux, suit l’exécution des prestations, conçoit les outils et assure le classement des documents.

Il devra également apporter son avis éclairé et ses conseils sur toute question PDM.

Principales missions :
–mettre en place, organiser et animer la cellule passation des marchés en collaboration avec l’assistant passation des marchés ;
–planifier, préparer et coordonner le calendrier des acquisitions de Biens, de Services et de Travaux des Programmes du PIC IV Niger, en étroite collaboration avec le RAF, les Conseillers Techniques Principaux (CTP), les Assistants techniques internationaux (ATI) et les Assistants techniques nationaux (ATN) ;
–élaborer/examiner les spécifications techniques et les TdR pour les conformer aux prescriptions du Manuel-Qualité LuxDev ;
–piloter les différents processus de passation des marchés et assurer le contrôle qualité des documents produits (AMI, DAO, rapports/procès-verbaux, mémos, contrats, avenants et autres correspondances) ;
–élaborer et mettre en œuvre un système de classement et d’archivage des documents PDM (mémo, AMI, DAO, rapports d’ouverture et d’évaluation des offres, offres reçues, contrats signés, avenants, procès-verbaux de réception, correspondances et tout autre document relatif à la passation de marchés) ;
–élaborer et superviser la mise en place des outils de suivi administratif et financier des marchés.

Principales tâches et responsabilités :
 –élaborer en début d’année le plan de passation des marchés (en étroite collaboration avec le Responsable Administration et Finances, les CTP et ATI) ;
–coordonner l’exécution du plan de passation dans le respect des délais et procédures et effectuer les réajustements éventuels en cours d’exécution ;
–recevoir, assurer le contrôle qualité de l’analyse des spécifications techniques, des TdR et, le cas échéant, des listes restreintes reçues, afin de s’assurer qu’ils ne comportent pas de dispositions discriminatoires pouvant favoriser un candidat ou une marque/technologie ;
–enregistrer les marchés sur la Qbase ;
–préparer/assurer le contrôle qualité des dossiers de mise en concurrence et obtenir les validations/autorisations nécessaires pour le lancement des DAO auprès des personnes habilitées (CTP, RAF, Représente résidente LuxDev au Niger, Département ProcéduresContrats-Achats du Siège de LuxDev) ;
–publier les avis d’appel d’offres dans la presse locale, assurer la transmission des DAO, traiter les demandes d’éclaircissement des candidats et veiller à la bonne réception des offres ;
–organiser et présider les séances d’ouverture et d’évaluation des offres en veillant à la justesse dans l’appréciation des critères d’évaluation et des propositions d’attribution des marchés, au regard des règles du Manuel-Qualité
LuxDev et des stipulations des DAO et assurer le contrôle qualité de la rédaction des rapports ;
–élaborer/assurer le contrôle qualité de tous les documents post-évaluation des offres (projets de contrat, notifications), veiller à leur signature et leur transmission ;
–suivre l’exécution des prestations pour qu’elle se fasse dans les délais prescrits, faire tout rappel nécessaire et, le cas échéant, prendre toutes dispositions utiles pour l’établissement des avenants dans le respect des prescriptions du Manuel-Qualité LuxDev;
–organiser les séances de réceptions des prestations, assurer le contrôle qualité des différents procès-verbaux (marchés de Biens et Travaux), veiller à leur signature, veiller à la transmission des livrables et à leur validation par la personne habilitée (marchés de Services) ;
–assurer le contrôle qualité de l’instruction des factures de marchés et veiller à leur règlement dans les délais conformément aux dispositions des marchés signés et de leurs avenants éventuels ;
–concevoir les outils nécessaires et veiller au bon classement de tous les documents PDM;
–concevoir et coordonner la mise en place d’une base de donnéesfournisseurs/prestataires par domaine ;
 –développer des statistiques de gestion qui permettront de mesurer le niveau de performance de son équipe ;
–tenir et assurer les mises à jour régulières d’une liste des soumissionnaires défaillants ;
–participer aux audits et assurer la mise en œuvre des différentes recommandations ;
–organiser des contrôles a posteriori des marchés de catégorie C au près des programmes du PIC IV Niger ; – assurer l’évaluation annuelle de l’Assistant passation des marchés placé sous son autorité hiérarchique ; – effectuer toute autre tâche requise par le service ; etc….

Connaissances et habiletés de base nécessaires (en partie ou en totalité) pour exercer cet emploi :
Connaissance de la législation, de la réglementation et des procédures administratives et financières nigériennes applicables au domaine ;
Connaissance théorique et pratique en matière de passation de marchés selon les procédures spécifiques à des bailleurs de fonds extérieurs ;
 Souci permanent de veiller à l’application exacte des réglementations autorisées ;
 Rigueur et méthode dans l’organisation du travail et la gestion des dossiers ;
 Excellente maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ; Excellentes capacités rédactionnelles ; Excellente maîtrise du français.
Attitudes liées à cet emploi (en partie ou en totalité) :
Se conformer à des règles de discrétion professionnelle, au respect de la confidentialité des informations et à celui du code d’intégrité de l’Agence Lux-Development ;
 Faire preuve d’un esprit d’analyse, d’une bonne gestion des dynamiques de groupe, pratiquer la rétroaction et savoir communiquer en interne et en externe ;
 Savoir s’adapter à un rythme de travail soutenu et à des méthodes de travail spécifiques
Avoir une bonne expérience du travail en équipe dans un cadre complexe (administrations, élus, bénéficiaires, assistance technique nationale et internationale …).

 Conditions d’exercice de l’emploi:

Niveau et spécialité de formation généralement requis :
Expertise nationale ou sous régionale en matière de passation de marché, disposant d’un diplôme en adéquation avec le poste (juriste, gestion, ingénierie, administration, commerce ou tout domaine pertinent…) correspondant au minimum à un Bac+4

Expérience professionnelle :
Avoir au moins 7 ans d’expérience dans le domaine de la passation de marchés dans le secteur public ou privé avec au moins cinq (5) ans dans un poste similaire (gestion de marché, audit, appui/conseil, …),
§Avoir une expérience dans un programme financé par un bailleur de fonds multilatéral ou bilatéral serait un atout ;
§Une bonne connaissance de la législation, de la réglementation et des procédures administratives et financières en matière de commerce national et international (incoterms 2000) ;
§Un sens des responsabilités, des priorités, de l’organisation et des aptitudes à travailler en équipe et sous pression.

Lieu d’exercice : Niamey avec de déplacements occasionnels dans les autres régions du pays.
Type de contrat : contrat à durée déterminée d’un an avec possibilité de renouvellement suivant l’évaluation de l’employé.
Rémunération : l’employé sera classé dans la catégorie VI de la grille salariale avec une
rémunération brute mensuelle comprise en 1 021 250 et 1 127 570 francs CFA.
Entré en fonction : Le plus tôt possible

 Le/la Chargé (e) aura pour mission d’accomplir les différentes tâches liées à la gestion des ressources humaines du Bureau pays de LuxDev ainsi que de l’ensemble du personnel des projets et programmes au Niger.

II. CHARGE (E) RESSOURCES HUMAINES (RH) 

Principales tâches et responsabilités :

Le/la Chargé (e) RH effectuera les tâches et activités suivantes :

•recrutement du personnel :
–recrutement organisé en interne :
–préparer les demandes de recrutement ;
–préparer les descriptions de poste en collaboration avec les Conseillers Techniques
Principaux (CTP), Assistants Techniques Internationaux (ATI), RAF ;
–lancer les processus de recrutement ;
–faire l’analyse des dossiers de candidature (si candidature interne, préparer un mémo justifiant les capacités dudit candidat) ;
–conduire les tests de recrutement en collaboration avec les CTP/ATI/RAF ;
–prendre les informations nécessaires sur le candidat retenu auprès de ses employeurs précédents ;
–informer les candidats de l’issue du processus ;
–préparer les contrats de travail ;

•recrutement confié à un cabinet ;
–contribuer au choix du cabinet ;
–préparer le contrat de prestation (en accord avec le service Passation des Marchés (PDM)) ;
–participer dans le processus de recrutement ;
–organiser la suite du recrutement après réception du rapport du bureau de recrutement
; – préparer le contrat de travail.

•accueil et induction des nouveaux collaborateurs ;
–préparer l’accueil des nouveaux collaborateurs ;
–préparer la documentation nécessaire pour l’induction des nouveaux collaborateurs ;

•gestion de la paie :
–assurer la gestion de la paie des agents dans le logiciel prévu à cet effet ;
–faire le suivi des augmentations salariales légales en fonction des anniversaires descontrats de travail ;
– préparer les paiements des salaires des agents.

•gestion des contrats de travail ;
–gestion des congés de l’ensemble du personnel ;
–suivi des absences, maladies ;
–suivi des missions en collaboration avec l’ATN Sécurité et la Sûreté et le Chargé de la Logistique ;
–élaboration des avenants aux contrats du personnel ;
–clôture des contrats du personnel en fin de mission ;

•veiller au respect des lois en vigueur et procédures LuxDev :
–s’assurer que les recrutements, les contrats de travail et les salaires respectent la législation et les procédures en vigueur,
–mettre en place les outils nécessaires pour un bon suivi des contrats de travail ;
–assister le RR, le RAF et les ATI/Coordinateurs en cas de litiges devant les tribunaux du travail ; – gérer les réclamations et différents nés de la gestion des contrats.
–former et assister le personnel sur les procédures RH, le code de conduite et les
différentes chartes RH

•évaluation du personnel :
–assister les CPT/ATI/RAF dans la fixation des objectifs aux nouveaux employés ;
–assister le CTP/ATI/RAF lors des évaluations annuelles et de fin de contrat du personnel;

•gestion des litiges :
–prévenir et gérer les conflits entre membres du personnel ;
 –prévenir et gérer les conflits d’un membre du personnel et/ou une tierce personne contre LuxDev ; – assister le RR et le RAF dans le règlement des litiges.

•gestion des compétences et de la formation :
–analyse des CV des agents en vue de faire ressortir les compétences non utilisées à leur poste actuel ;
–faire des propositions concrètes en vue de la pleine utilisation des compétences des agents ; – mettre en place un tableau de bord par agent à partir des évaluations annuelles ; – analyser les performances de chaque agent en lien avec les résultats atteints.
–élaborer le plan de développement des compétences et de formation et le faire valider par le RR ;
–organiser les formations dans la limite du budget ;
–envoyer et récolter les formulaires d’évaluation de la formation ;
–mettre en place un tableau de suivi de la qualité des organismes de formation.

•gestion des risques professionnels :
–contribuer à la prévention des risques professionnels en lien avec les assistants techniques en charge de la sécurité ;
–faciliter l’insertion des nouveaux agents.

•archivage :
–mettre en place un dossier permanent pour chaque programme géré par LuxDev ; – tenir à jour le dossier de chaque agent.
Toute autre tâche liée à sa fonction et à la demande de son supérieur hiérarchique.

Connaissances et habiletés de base nécessaires (en partie ou en totalité) pour exercer cet emploi :
 Connaissance de la législation en matière de droit du travail, de la réglementation et des procédures administratives nigériennes applicables au domaine (convention collective, code du travail, etc..) ;
 Connaissance théorique et pratique en matière de gestion des contrats de travail, gestion de la paie, gestion des litiges ; gestion des compétences et de la formation ;
 Souci permanent de veiller à l’application exacte des réglementations autorisées ;
Rigueur et méthode dans l’organisation du travail et la gestion des dossiers ;
 Excellente maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ;
Excellentes capacités rédactionnelles ; Excellente maîtrise du français.
Attitudes liées à cet emploi (en partie ou en totalité) :
 Se conformer à des règles de discrétion professionnelle, au respect de la confidentialité des informations et à celui du code d’intégrité de l’Agence Lux-Development ;
 Faire preuve d’un esprit d’analyse, d’une bonne gestion des dynamiques de groupe, pratiquer la rétroaction et savoir communiquer en interne et en externe ;
 Savoir s’adapter à un rythme de travail soutenu et à des méthodes de travail spécifiques ;
Avoir une bonne expérience du travail en équipe dans un cadre complexe (personnel, administrations, assistance technique nationale et internationale …).

Conditions d'exercice de l'emploi :

 Niveau et spécialité de formation généralement requis :
Expertise nationale en matière de gestion des ressources humaines, disposant d’un diplôme en adéquation avec le poste (gestion des ressources humaines, juriste, sciences sociales ou tout domaine pertinent…) correspondant au minimum à un Bac+4

Expérience professionnelle :
§Avoir au moins 7 ans d’expérience dans une poste similaire dans le secteur public ou privé,
-Avoir une expérience dans un programme financé par un bailleur de fonds multilatéral ou bilatéral serait un atout ;
 -une bonne connaissance de la législation nigérienne en matière de gestion des ressources humaines,
-un sens des responsabilités, des priorités, de l’organisation et des aptitudes à travailler en équipe et sous pression.

Lieu : Niamey avec de déplacements occasionnels dans les autres régions du pays.
Type de contrat : contrat à durée déterminée d’un an avec possibilité de renouvellement suivant l’évaluation de l’employé.
Rémunération : l’employé sera classé dans la catégorie VI de la grille salariale avec une rémunération brute mensuelle comprise en 925 000 et 1 021 275 francs CFA.
 Entré en fonction : Le plus tôt possible
 Ces descriptions de poste ne représentent pas une liste exhaustive des tâches à réaliser.
Ces dernières pourront faire l’objet d’ajouts et/ou de modifications selon les besoins pour répondre aux impératifs des programmes.

Vous êtes priés de faire parvenir votre dossier de candidature (certificat de nationalité, CV, lettre de motivation manuscrite, copies des diplômes certifiées et attestations de travail) le vendredi 12 novembre 2021, avant 12h00, en mentionnant le titre du poste, par voie électronique à : recrutement.niger@luxdev.lu, ou par courrier sous pli fermé au secrétariat de LUX- DEVELOPMENT, Bureau du Niger, Boulevard Mali Béro – Rue IB-67 – Issa Beri, BP 13254 NIAMEY, République du NIGER, Téléphone : 20 72 51 53.

Aucun dossier déposé ne sera retourné.
Tout dossier incomplet sera rejeté. Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. Ces derniers devront produire un certain nombre d’attestations (extrait de casier judiciaire, certificat médical d’aptitude, copie certifiée conforme des diplômes, attestations de travail). Ils/elles seront soumis(e) à une série de tests oraux et écrits permettant de mesurer leurs capacités communicatives et leurs connaissances techniques.

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