Administration assistant
- Référence cDiscussion: 1076345
- Publié le: 30/11/2020 à 11h15min22s
- Niveau d'études: Non précisé
- Expérience: 2 ans
- Expire le: 08-12-2020
The International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies (IFRC)
Goma, Mbandaka, Congo RDC
Administration assistant
Closing date (Geneva time zone):08-12-2020
Duty station:Goma and Mbandaka
Country:CONGO, THE DEMOCRATIC REPUBLIC OF THE
Duty station status: Non Family Duty Station
Accompanied status: Non-Accompanied
Duration:6 months
Category of Staff: National Staff
Grade: Not applicable
Vacancy No:IFRC04643
Background
The International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies (IFRC) is the world's largest humanitarian organization, with 192 member National Societies. As part of the International Red Cross and Red Crescent Movement, our work is guided by seven fundamental principles; humanity, impartiality, neutrality, independence, voluntary service, unity and universality.
Organizational Context
La Fédération Internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR ou «la Fédération ») est la plus grande organisation humanitaire au monde, composée d’un réseau membre de 192 Sociétés nationales. L'objectif général de la FICR est « d’inspirer, d'encourager, de faciliter et de promouvoir à tout moment toutes les formes d'activités humanitaires des Sociétés nationales en vue de prévenir et d'atténuer la souffrance humaine et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde." La Fédération travaille à répondre aux besoins et d'améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises. La FICR fait partie du Mouvement International de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (Le Mouvement), avec les Sociétés Nationales membres et le Comité International de la Croix-Rouge (CICR). Le travail de la FICR est guidé par les principes fondamentaux suivants : humanité, impartialité, neutralité, indépendance, service volontaire, unité et universalité. La FICR est dirigée par son secrétaire général et a son siège à Genève, en Suisse. Le Siège est organisé en trois divisions principales : (i) Développement des Sociétés Nationales et Coordination des Opérations ; (ii) Relations globales, Diplomatie Humanitaire et Numérisation ; et (iii) Politique de gestion, Stratégie et Services Généraux. La FICR dispose de cinq bureaux régionaux en Afrique, en Asie-Pacifique, au Moyen-Orient et en Afrique du Nord, en Europe et dans les Amériques. La FICR a également des délégations des groupements des pays et des délégations pays à travers le monde. Ensemble, le siège de Genève et la structure de terrain (régionale, groupe pays et nationale) forment le Secrétariat de la Fédération internationale.
Job Purpose
L’Assistant(e) Administratif(ve) apporte un appui substantiel à l’équipe de gestion de la base de Mbandaka en particulier et au bureau de l’administration de Goma, à s’assurer que les tâches d’administration générale et d’accueil sont organisées, y compris sans limitation, la coordination de ramassage du personnel tant national qu’international de la Fédération ainsi que les visiteurs, l’arrangement des hébergements, la gestion des résidences et du bureau, l’initiation des contrats de bail et renouvellement des contrats en collaboration avec l’administration de Goma.
Job Duties and Responsibilities
Administration
• Fournir un support administratif efficace et opportun aux Operations de la riposte sur la maladie à virus Ebola ;
• Apporter une assistance dans la mise à jour régulière ainsi que le maintien de l’inventaire des bureaux, mener et finaliser la mise à jour globale des stocks,
• Veiller à ce que tous les aménagements requis dans les maisons des délégués soient facilités conformément aux procédures,
• Assurer la bonne gestion et l’utilisation des fournitures du Bureau de l’Equateur,
• Veiller à ce que la salubrité soit maintenue dans le Bureau et ses environs et dans les résidences,
• Maintenir à jour une liste des contacts du staff de la Fédération et la partager chaque semaine, en incluant les informations sur le staff en voyage, R&R et fine mission, (pour le compte de la province de l’Equateur)
• Assurer en liaison avec l’assistante Welcome du bureau de Goma et Kinshasa pour le suivi des billets d’Avion/visa
• Assurer les tâches de support logistique relatif à l’organisation des réunions du bureau de Mbandaka et éventuellement des partenaires du Mouvement/RC
• Maintenance du système de classement et archivage des dossiers.
Assistance dans la gestion des résidences et compounds
- Assister le chargé de l’administration dans le suivi de consommation d’eau, électricité, le fonctionnement du générateur (heure démarrage, arrêt, ravitaillement carburant, complétude logbook) ;
- Apporter un appui dans l’évaluation des états de besoins au niveau des résidences, suivre la propreté avec les ménagères, et les bailleurs
Assistance aux voyages
- Préparer les documents de voyage (Travel Order, ordre de mission)
- Préparer les tableaux de planning de ramassage de/à l’aéroport, de tout le personnel et visiteurs FICR au départ comme à l’arrivée, et partager avec les assistants admin/Logistiques à Mbandaka, pour dispositions utiles ;
Gestion des évènements
Participer à l’organisation des événements tels que séminaires, conférences, ateliers,
Soutien des activités du Bureau National de Kinshasa
- Maintenir une communication étroite avec l’assistante administrative, les assistants financiers, la secrétaire bilingue (assistante du représentant) les assistants logistiques du bureau National de Kinshasa, sur diverses questions en liens avec l’administration des opérations de l’Equateur ;
- Recevoir les dossiers de paiements émanant de différents départements (requêtes de paiement/demande de remboursement, réquisitions, bons de commandes, contrats, etc…) qui requièrent les approbations/validations au niveau de Goma ; imprimer les dossiers, placer dans les signataires, présenter aux approbateurs, faire le suivi des approbations. Une fois signés, scanner et envoyer aux clients;
- Toute autre tâche demandée de temps en temps par le superviseur hiérarchique, pour autant que ceci relève des qualifications, compétences, aptitudes et habileté du candidat,
Travailler activement à la réalisation des objectifs du secrétariat de la Fédération
Respecter les principes de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge et travailler en conformité avec ceux-ci
Effectuer toute autre tâche et responsabilité liée au travail qui peut être attribuée par le supérieur hiérarchique
Education
Minimum un diplôme de graduat en Administration, Sciences Commerciales et financière, Statistiques, Droit, ou tout autre domaine apparenté
Experience
Au moins 2 ans d’expérience dans le domaine de l’administration, finances, protocole, secrétariat de direction, de préférence dans une ONG internationale ou une entreprise du secteur privé.
Knowledge, skills and languages
Parler et écrire couramment le français, le Swahili et L'anglais
Connaissances informatiques ( Excel, Word, PowerPoint, etc.
Bonne communication
Habilité à donner et recevoir un feedback
Être flexible et s’adapter aux conditions changeantes du travail
Competencies and values
Orientation vers les résultats et responsabilité
Professionnalisme
Travail d'équipe
Communications
Intégrité et comportement personnel.
Diplomatie et sensibilité à la diversité.
Innovation
Compétences interpersonnelles pour instaurer la confiance
Flexibilité et adaptabilité
Comments
The Federation is an equal opportunity employer.
