Le cabinet GECA-PROSPECTIVE, spécialisé en Organisation et en Gestion des Ressources Humaines recrute pour le compte de l’Ambassade du Royaume des Pays-Bas près le Bénin un.e Secrétaire de Direction.

Le/la Secrétaire de Direction joue un rôle clé dans la gestion des agendas, l’organisation des réunions internes et externes ainsi que des évènements. Il/elle est responsable de la bonne gestion de la correspondance de l’Ambassade et les courriers entrants et sortants (boites de lettres, e-mail). Il/elle maintien un bon réseau de contacts, adresse des courriers activement à des parties externes, et évalue de manière réaliste l'urgence et l'importance des questions.  Il/elle apporte un soutien direct, oriente les personnes concernées vers les bonnes informations ou les mettre en contact avec le bon expert. Il/elle surveille l'avancement du traitement et sert de rappel si nécessaire. Évidemment, il/elle traite les informations personnelles et confidentielles avec soin.

Il/elle crée des dossiers accessibles, recueille des données, coordonne des flux d'informations complexes et vérifie l'exactitude, l'utilité, l'actualité et l'exhaustivité des informations. Il/elle connait les systèmes de traitement des données et veille à ce que les dossiers soient en ordre.

- Assurer la gestion des agendas et la planification des rendez-vous, y compris la coordination du programme du chef de mission et de son adjoint ; 

- Être le premier point de contact téléphonique pour le chef de mission et son adjoint ;

- Traiter le courrier entrant (copies papier, e-mails, WhatsApp), y compris la distribution aux autres membres du personnel pour suivi ;

- Coordonner la correspondance sortante pour le chef de mission et son adjoint. Cela comprend la révision et la correction de la correspondance si nécessaire, ainsi que la rédaction indépendante de lettres et de « notes verbales » ;

- Préparer les agendas et rédiger les procès-verbaux ;

- Assurer la maintenance et la mise à jour de la base de données de l'ambassade dans Microsoft Outlook ;

- Organiser les activités de représentation (par exemple, déjeuners, dîners, réceptions, événements) pour le chef de mission et son adjoint, y compris l'organisation de l'événement annuel de la fête du Roi, en étroite collaboration avec le personnel de la résidence ;

- Traiter les aspects financiers des activités de représentation (VAR), des visites sur le terrain, etc. du chef de mission ;

- Coordonner le planning du chauffeur du chef de mission ;

- Apporter un soutien administratif et logistique aux visites sur le terrain du chef de mission et de son adjoint ; 

- Assurer le soutien administratif et la logistique aux missions entrantes ; 

- Tenir l'inventaire du matériel promotionnel et des cadeaux ; 

- Assurer l’archivage numérique des documents ; 

- Remplacer à son absence le Responsable des affaires générales ;

- Participer activement à l'équipe One Team, ce qui implique une certaine flexibilité lorsque l'aide est nécessaire au-delà des tâches mentionnées ci-dessus.

- Être titulaire d’un diplôme universitaire de niveau (BAC+3) en Secrétariat, en Administration ;

- Avoir au moins 8 ans d’expériences dans un rôle similaire ;

- Avoir une bonne compétence en matière d’organisation, de coordination et de planification ; 

- Avoir une connaissance des procédures du secrétariat/ administration et d’assistance à la gestion ;

- Avoir une connaissance des systèmes informatisés de traitement de texte et des systèmes automatisés/ informatisés, y compris la connaissance des logiciels courants tels que MS Outlook, Word, Excel, PowerPoint et SharePoint ;

- Avoir une connaissance des plateformes de communication telles que MS Teams, WhatsApp, Zoom et Signal ; 

- Avoir une connaissance des accords de travail de l’organisation en matière de Secrétariat/administration, des règlements, des tâches de la structure et des procédures ; 

- Avoir une connaissance générale de la nature du travail de l’Ambassade ; 

- Avoir une compréhension des dispositions organisationnelles et fonctionnelles au sein de l’Ambassade et du ministère à la Haye, de la nature des relations et des transactions mutuelles, ainsi que des dispositions organisationnelles et fonctionnelles dans le domaine dans lequel l’ambassade opère ;

- Avoir des compétences en matière de création et de tenue de dossiers, ainsi que de production de rapports d’avancement et autres, de listes et de documents politiques.

- Avoir une connaissance des pratiques et méthodologies d’aide à la gestion, de la gestion des secrétariats et des procédures et règlementations administratives générales en matière de secrétariat ; 

- Avoir une connaissance des techniques courantes de documentation et d’archivage ; 

- Avoir une aptitude à recevoir et à s’adresser correctement aux tiers et aux employés ;

- Être capable de collecter et de comprendre des données et de produire des informations (de gestion) ;

- Avoir une compétence en matière de gestion administrative et de secrétariat, de coordination des flux d’informations et des processus (et d’évaluation des conséquences, des intérêts, des priorités, etc.) ; 

- Être capable de faire le lien entre la direction et les tiers (relations internes à la BZ, relations externes et étrangères) ; 

- Avoir une compréhension des intérêts et des sensibilités officiels et politiques, des processus primaires, des relations administratives, organisationnelles et fonctionnelles ; 

- Avoir une compétence en matière de systèmes TIC pertinents pour la fonction ; 

- Avoir une bonne maitrise du français et de l’anglais ;

- Avoir une maîtrise du néerlandais serait un atout supplémentaire.

L’équipe de l’ambassade se compose de 21 membres du personnel, dont 7 expatriés, répartis en trois sections : la division des politiques et coopération, l’unité de contrôle financier, et la division des affaires générales et consulaires. La division politique et coopération comprend sept policy officers et est dirigée par le chef de la coopération/le chargé d’affaires adjoint.

L’ambassade applique une approche « One Team » fondée sur la confiance, la transparence et la coopération. Chaque membre de l’équipe est valorisé pour sa prise d’initiative, sa flexibilité et son engagement envers un travail d’équipe efficace et de qualité. 

Les personnes intéressées par cette offre sont priées de préparer et déposer un dossier de candidature suivant les exigences ci-dessous. 

- une lettre de motivation signée du candidat, adressée à l'Ambassadeur ;

- un Curriculum Vitae complet, détaillant au mieux l’expérience du candidat pour le poste ;

- les preuves des expériences acquises mentionnées sur le CV, notamment les copies des attestations et certificats de travail ou tout autre document pouvant servir de preuve ;

- une copie du ou des diplôme (s) requis, certificats et attestations de formation ;

- la copie d’une pièce d’identité en cours de validité.

Les candidats doivent adresser leur dossier de candidature par voie électronique sous forme de fichiers en format PDF à l’adresse suivante : recrutement@gecaprospective.com avec pour objet du mail : « candidature au poste de ………… » dans le strict respect des dates et heure limites de dépôt.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés aux adresses e-mail et numéros téléphoniques mentionnées dans leur CV, pour la suite du processus.