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Assistant(e) d’équipe

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Tunis, Tunisie
Assistant(e) d’équipe

Vacance de poste
Référence de l’avis de vacance: 234491
Réseau d’emplois : Gestion et administration
Famille d’emplois : Administration
Catégorie et classe : Catégorie des services généraux et catégories apparentées, G-4
Lieu d’affectation : TUNIS
Département/Bureau : Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de l'homme
Date de publication : May 23, 2024
Date limite de candidature : Jun 21, 2024

Cadre organisationnel
Le poste est à pourvoir au bureau du Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de l’homme (HCDH) en Tunisie, à Tunis. Le (la) titulaire relève du (de la) spécialiste des droits de l’homme (coordonnateur/coordonnatrice de projets).

Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, et selon le lieu, le (la) titulaire :  • S’acquitte d’un large éventail de tâches administratives et de fonctions d’appui, notamment établit les budgets, les prévisions et les rapports financiers relatifs aux projets ; contribue au suivi des dépenses liées aux projets et veille au respect des directives budgétaires, le cas échéant ; • Rédige les réponses ou les projets de réponse à la correspondance courante et à d’autres communications ; utilise les logiciels de traitement de texte standard pour établir un large éventail de documents et de rapports longs et complexes ; • Veille au respect des procédures et des calendriers ayant trait à la réalisation des objectifs du groupe, à la livraison des produits, à l’exécution des tâches, etc. ; s’il y a lieu, aide à vérifier la réception et l’exactitude des documents requis, des approbations, des signatures et autres, en veillant au respect des exigences légales, financières et réglementaires pertinentes ; • Recueille et organise des informations et des documents de référence provenant de diverses sources en vue de l’établissement de rapports, de plans de travail, d’études et d’exposés, de l’organisation de réunions/conférences, etc. ; • Établit des rapports statistiques réguliers et autres rapports, des bons de travaux, etc., en se référant à diverses bases de données ; • Relit les documents et en vérifie l’exactitude, la grammaire, la ponctuation et le style et s’assure qu’ils suivent la présentation établie ; • Filtre les appels téléphoniques et accueille les visiteurs ; répond à des demandes d’information et à des questions moyennement complexes (par exemple, celles qui nécessitent des consultations de fichiers) et, le cas échéant, renvoie ces demandes au personnel compétent qui s’en chargera ; • Fournit des services de secrétariat, des services administratifs et des services d’appui logistique à des réunions, conseils, comités, conférences et autres manifestations se rapportant aux projets ; • Contribue à la gestion des sites Web en scannant et en convertissant des documents et en les publiant sur les sites ; • Aide à élaborer des supports de présentation en utilisant les technologies/logiciels appropriés ; • Tient à jour le calendrier/les échéanciers ; suit de près les changements et communique les informations correspondantes aux membres du personnel concernés qui relèvent directement de l’unité administrative ou qui collaborent avec elle ; • S’acquitte de tâches de saisie et d’extraction de données ; • Examine, enregistre, distribue et traite le courrier et d’autres documents ; assure le suivi des tâches en cours ; • Gère et tient à jour de longues listes de diffusion ; élabore et diffuse divers documents et rapports en privilégiant les formats électroniques lorsque cela est possible, et en assure le suivi ; organise les tâches d’impression et de traduction, selon les besoins ; coordonne les modalités d’expédition, les services de messagerie, etc. ; • S’acquitte de tâches administratives d’ordre général (par exemple, tenue des états de présence et des états des congés, organisation de réunions et d’autres manifestations, réservations, suivi de l’exécution du budget, etc.), et établit ou traite des formulaires et documents administratifs (demandes de fourniture de biens et services, bons de commande, demandes d’autorisation de voyage, contrats, autorisations de dépenses, demandes de visa, etc.) ; • Tient à jour les dossiers (papier et électroniques) et les bases de données de l’unité administrative, y compris les dossiers et documents financiers, en veillant à ce qu’ils soient conformes au Règlement financier et aux règles administratives et de gestion financière de l’ONU ; • Aide à fournir une assistance en matière de logiciels et d’équipements bureautiques ; • Donne des conseils au personnel moins expérimenté concernant les procédures et les méthodes de travail du bureau, les applications informatiques, etc. ; • Contribue à la collecte et à l’analyse de données ainsi qu’à l’élaboration de rapports et de présentations de données en vue d’appuyer le partage d’informations, de répondre aux questions et de faciliter la gestion des connaissances, la planification et la prise de décisions ; • Aide à concevoir des représentations visuelles et à mettre à jour les supports d’information, tels que les pages Web et les brochures ; • S’acquitte de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.

Compétences
Professionnalisme : connaissances des services d’appui, en particulier dans le domaine administratif, et connaissance des politiques, modalités et procédures administratives. Tire fierté de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporte à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agit pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévère face aux obstacles et aux difficultés ; garde son calme dans les situations de crise. Est capable d’analyser, de modéliser et d’interpréter des données pour étayer la prise de décisions.  Aptitude à planifier et à organiser : définit clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchise les activités et tâches prioritaires ; modifie les priorités en fonction des besoins ; prévoit suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tient compte des risques et des imprévus dans la planification ; suit l’exécution des plans et les modifie s’il y a lieu ; tire le meilleur parti du temps disponible.  Sens des responsabilités : assume toutes ses responsabilités et honore ses engagements ; livre les produits dont il/elle a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité ; se conforme aux règles et procédures de l’Organisation ; soutient ses subordonné(e)s, les encadre et assume la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ; prend personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.

Formation
Diplôme d’études secondaires ou équivalent.

Job - Specific Qualification
Pas disponible.

Expérience professionnelle
Au moins trois années d’expérience acquise dans le domaine des services d’appui généraux ou dans un domaine connexe sont exigées. Le nombre minimum d’années d’expérience est réduit de deux ans pour les candidat(e)s titulaires d’un diplôme universitaire de premier cycle.

Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise écrite et orale du français et de l’arabe est indispensable. La connaissance de l’anglais est souhaitable.

Méthode d'évaluation
Pas disponible.

Notice spéciale
La prolongation du contrat dépendra de la prorogation du mandat et/ou de la disponibilité des fonds.  Ce poste est soumis au recrutement local conformément à la règle 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Les candidats aux postes de la catégorie des services généraux et des catégories apparentées doivent être autorisés à travailler pour les Nations Unies dans le lieu d'affectation où se trouve le poste. Les candidats éligibles sélectionnés en dehors du lieu d'affectation sont responsables de tous les frais liés à leur réinstallation dans le lieu d'affectation. Les membres du personnel recrutés localement n'ont pas droit aux indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international.  Le Secrétariat des Nations Unies s'est engagé à atteindre un équilibre entre les hommes et les femmes au sein de son personnel. Les candidates sont vivement encouragées à postuler à ce poste.  Pour l’Organisation des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, tout en tenant compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie les membres de son personnel quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur race, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour faciliter la participation des candidates ou candidats handicapé(e)s aux procédures de recrutement lorsque cela est indiqué et demandé dans le dossier de candidature.

Charte des Nations Unies
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme ou du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des délits autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.  Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.  Des aménagements raisonnables peuvent être fournis aux candidats en situation de handicap sur demande, pour soutenir leur participation au processus de recrutement.  En acceptant une lettre de nomination, les membres du personnel sont soumis à l'autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies conformément à l'article 1.2 (c) du Statut du personnel. En outre, les fonctionnaires des catégories professionnelle et supérieure jusqu'au niveau D-2 inclus et de la catégorie du Service mobile sont normalement tenus d’être périodiquement mutés dans différents lieux d'affectation pour exercer leurs fonctions, dans les conditions établies dans l’instruction administrative ST/AI/2023/3 sur la mobilité, telle qu'elle peut être modifiée ou révisée. Cette condition de service s’applique à tous les avis de vacance de poste spécifiques et ne s’applique pas aux postes temporaires.  Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira, et à consulter le manuel du candidat en cliquant sur « Manuels » dans la case « Aide » de la page d'accueil de leur compte Inspira.  Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.  Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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