Assistant (e) aux achats
- Référence cDiscussion: 1116902
- Publié le: 10/07/2023 à 12h07min57s
- Niveau d'études: Bac + 3
- Expérience: 3 ans
- Expire le: 11-07-2023
FAO
Niamey, Niger
Humanitaire (ONG, Associations, ...), Projet/programme de développement
Description de l'emploi
2301900
Assistant (e) aux achats
Publication d'offre: 27/juin/2023
Date de dépublication: 11/juil./2023, 23:59:00
Organizational Unit: FRNER
Type d'emploi: Travail temporaire
Type de réquisition: PSA (Accord de services personnels)
Grade: N/A
Lieu principal: Niger-Niamey
Durée: 88 jours ouvrables
Numéro de poste: N/A
La FAO s’attache à assurer la diversité – parité hommes-femmes, répartition géographique équilibrée et diversité linguistique – parmi son personnel et les consultants internationaux qu’elle emploie, afin de servir au mieux les États Membres dans toutes les régions.
• La FAO s’engage à assurer la diversité de ses effectifs, en veillant à une représentation équilibrée des femmes et des hommes ainsi que des nationalités, des profils et des cultures.
• Les femmes, les ressortissant(e)s d’États Membres non représentés ou sous-représentés et les personnes handicapées possédant les qualifications requises sont encouragés à présenter leur candidature.
• Toute personne travaillant pour la FAO est tenue d’adhérer aux normes les plus strictes d’intégrité et de conduite professionnelle et de respecter les valeurs de la FAO.
• La FAO, en sa qualité d’institution spécialisée des Nations Unies, a adopté une politique de tolérance zéro en ce qui concerne les comportements incompatibles avec son statut, ses objectifs et son mandat, notamment l’exploitation et les atteintes sexuelles, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination.
• Les références et les antécédents de tous les candidats sélectionnés feront l’objet de vérifications rigoureuses.
• Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Cadre organisationnel
L'objectif principal des bureaux pays de la FAO, qui sont dirigés par un représentant de la FAO, est d'aider les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à assurer la sécurité alimentaire et à réduire la faim et la malnutrition, à développer les secteurs de l'agriculture, de la pêche et de la sylviculture, et à utiliser leurs ressources environnementales et naturelles de manière durable.
La représentation de la FAO au Niger est organisée autour de trois unités principales : Programme, Opérations et Administration. Le portefeuille actuel de projets au Niger comprend des activités liées à l'agriculture (cultures), à l'élevage, à la gestion des ressources naturelles, aux systèmes d'information alimentaire et est mis en œuvre grâce à des fonds d’urgences humanitaires, de transition et de développement. Le titulaire du poste contribuera à la mise en œuvres des activités du programme et au portefeuille du bureau pays comme prévu dans le projet auquel il/elle sera affecté(e).
Position hiérarchique
Sous la supervision générale du Représentant de la FAO au Bureau au Niger et la supervision directe du fonctionnaire international chargé des achats, l’Assistant aux Achats s’acquittera des taches suivantes :
Domaine de spécialisation
L’Assistant(e) sera chargé/e d’appuyer la FAO dans le cadre de ses activités.
Tâches et responsabilités
• Réaliser régulièrement des études de marché par rapport aux besoins de l’organisation en terme d’achats ;
• Traite les tâches générales liées à la passation de marchés, telles que les demandes d'achat, les appels d'offres, les manifestations d'intérêt, les bons de commande, les contrats, etc dans le délai ;
• Rédiger toute la correspondance nécessaire concernant les questions liées aux achats et veiller à ce qu'une base de données appropriée des courriels et communications normalisés envoyés par le responsable des marchés publics soit conservée dans ses propres dossiers ;
• Coordonner en temps utile avec les unités demandeurs et administration (Finances) pour s'assurer que tous les bons de livraison sont effectivement approuvés par l'unité concernée et que les mesures nécessaires sont prises pour s'assurer que les factures des fournisseurs/entrepreneurs sont envoyées pour paiement afin de clôturer le cas dans les meilleurs délais ;
• Répondre aux demandes d’achat de faible valeur émanant des bureaux terrain et du bureau de Niamey,
• Aider à la préparation de l'appel d'offres pour les achats internationaux, assister aux réunions du comité local d'achat, préparer et éditer les rapports du comité local d'achat, recommander sans délai les propositions d'attribution au responsable des achats et établir des PO pour les MS 502 et MS 507 par travers le GRMS et de tous les documents connexes.
• Maintenir un système adéquat et approprié de suivi régulier des demandes d’achats reçues ;
• Coordonner avec l’Unité des opérations pour la finalisation du plan d'achat annuel et la préparation des mises à jour mensuelles en matière d'achats.
• Examiner et répondre à toutes les demandes des fournisseurs, soumissionnaires et entrepreneurs potentiels instruits.
• Examiner de manière proactive les tâches d'approvisionnement en suspens et en rendre compte au responsable des achats.
• Contrôler et assurer le suivi de la livraison des commandes/contrats par les fournisseurs/contractants et s'assurer que les biens/services sont fournis conformément aux calendriers promis et se conformer à ces calendriers pour clôturer les commandes/contrats d'achat. Veiller à ce que toute éventualité de surestaries ou de frais d'immobilisation soit immédiatement abordée avec le superviseur afin d'éviter des coûts inutiles pour l'organisation ;
• Vérifier les dossiers d'achat complets et veiller à ce qu'ils soient conservés de manière ordonnée et en toute sécurité.
• Coordonner en temps utile avec les unités logistiques et financières pour s'assurer que tous les bons de livraison sont effectivement approuvés par l'unité concernée et que les mesures nécessaires sont prises pour s'assurer que les factures des fournisseurs/entrepreneurs sont envoyées pour paiement.
• Soutenir les autres membres du personnel en cas de travail supplémentaire ou de tâches liées à l'approvisionnement.
• Coordonner avec l’équipe de gestion des fournisseurs/comptes au niveau du siège pour la mise à jour/création dans le système.
• Lancement de commandes et autres tâches liées à la passation de marchés dans le système de gestion des marchés publics (GRMS)
• Être en mesure d'agir en tant qu'officier responsable de l'unité en l'absence de l'officier chargé des achats.
• Effectuer toute autre tâche connexe en fonction des besoins.
LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS:
Conditions minimales à remplir
• Nationalité nigérienne ou être résident dans le pays avec un permis de travail régulier;
• Licence dans le domaine de l'approvisionnement et des achats ou dans un domaine similaire
• Un certificat technique ou professionnel dans le domaine des achats, un diplôme en achats ou dans un domaine connexe est un avantage
• Trois (3) ans d'expériences dans le domaine de la passation de marchés au niveau national. Une expérience dans le secteur privé dans des domaines similaires est un avantage;
• Connaissance courante du français. La maîtrise de l’anglais parlé et écrit est un atout.
Compétences de base exigées par la FAO
• Attention portée aux résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Sens de la communication
• Établissement de relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques/fonctionnelles
• Justifier de bonnes capacités d’analyse et de rédaction ;
• Avoir l’esprit d’équipe et d’initiative et aptitude à travailler sous un minimum de supervision ;
• Une bonne connaissance du fonctionnement des agences des Nations Unies serait un plus.
Le paiement de l'honoraire est conditionné par la certification des jours travaillés et la réalisation satisfaisante de la mission. Le candidat une fois recruté est responsable et doit se conformer aux lois nationales applicables aux consultants.
Prière de noter que tous les candidats doivent adhérer aux valeurs de la FAO – engagement envers l’Organisation, respect de chacun, intégrité et transparence.
RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES
La FAO ne perçoit de frais à aucun stade du recrutement (dépôt de candidature, entretien, traitement du dossier).
Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas examinés. Pour toute question ou demande d’aide, s’adresser à Careers@fao.org : .
Les candidatures reçues après la date de clôture de l’avis ne seront pas acceptées.
Veuillez noter que la FAO ne prend en considération que les titres universitaires et diplômes délivrés par des établissements reconnus figurant dans la Base de donnée mondiale de l'enseignement supérieur, la liste mise à jour par l’Association internationale des universités (IAU)/UNESCO. Pour accéder à la liste, prière de cliquer ici www.whed.net/
Pour d’autres questions, veuillez consulter la page web Emploi à la FAO: http://www.fao.org/employment/home/fr/
COMMENT POSTULER
Pour présenter votre candidature, veuillez remplir le formulaire en ligne sur le site web de la FAO consacré au recrutement, Jobs at FAO. Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas examinés. Seules les candidatures reçues par l’intermédiaire du portail de recrutement seront prises en considération.
Les candidats sont encouragés à enregistrer leur candidature en prévoyant un délai largement suffisant avant la date limite.
LA FAO EST UN ESPACE NON FUMEUR.