(01) Assistant (e) Logistique & Administratif (ve)
- Référence cDiscussion: 1087023
- Publié le: 01/07/2021 à 16h14min23s
- Niveau d'études: Bac + 3
- Expérience: Non précisé
- Expire le: 26-07-2021
FHI 360
Cotonou, Bénin
TITRE DU POSTE : Assistant (e) Logistique & Administratif (ve)
NOMBRE DE POSTE: 1
SUPERVISEUR: Chargé(e) des Achats
PROGRAMME :#EAWA
Lieu: Cotonou – Benin
Introduction :
FHI 360 est une organisation de développement humain à but non lucratif dédiée à améliorer les vies de manière durable par l'avancement de solutions intégrées, conduites localement. Le personnel comprend des experts en santé, éducation, nutrition, environnement, développement économique, société civile , en genre, jeunesse, recherche et technologie, créant ainsi un mélange unique de capacités pour relever les défis du développement d'aujourd'hui.
Dans le cadre la mise en œuvre du projet « Ending Aids in West Africa : #EAWA », FHI 360 recherche actuellement pour le bureau du Benin une (1) personne qualifiée pour occuper le posted’Assistant(e) Logistique et Administratif(ve).
I. Résumé du poste
Il/elle assistera le/la Chargé(e) des achats dans ses responsabilités, notamment dans la compilation des plans de mission, le suivi des requêtes de voyage, le suivi des livraisons de biens et service, la mise à disposition d’outils de gestion logistique aux partenaires. Cerôle inclue des responsabilités distinctes aussi bien au niveau de la Logistique que des Achats : suivi des contrats de prestation de service d’entretien, de maintenance et de gardiennage, préparation de la documentation pour le paiement des factures, etc.
II. Principales responsabilités
A. Mouvements/Voyages
o Faire la compilation des plans de mission de supervision et assurer l’affectation des véhicules ;
o Mettre en place un dispositif de contrôle et de suivi des véhicules et assurer leur maintenance régulière ;
o Assurer la logistiquepour les voyages des visiteurs et des expatriés(réservation d’hôtel, pick-up à l’aéroport, visa, carte de séjour)
o Faire le suivi des documents requis au Bénin pour les expatriés afin qu’ils soient à jour et renouvelés à bonne date.
B. Logistique Bureau
o Assurer la gestion et le suivi des contrats de gardiennage des bureaux – renouvellement, paiements, approbations, etc.
o Assurer la gestion et le suivi du contrat d’entretien des bureaux : renouvellement, paiements, approbations, etc.
o Gérer la fourniture de l’électricité et s’assurer du bon fonctionnement du groupe électrogène ;
o Gérer les réparations et autres besoins de bureau (achats en équipement, matériels, etc) ;
o Assurer la gestion de stock des matériels de bureau ;
o Préparer les kits et la logistique des ateliers ;
o Assurer la mise à jour des inventaires du projet.
C. Procurement
o Elaborer les bons de commande et contrats ;
o Faire la réception de toutes les commandes en accord avec les services demandeurs ;
o Préparer la documentation pour les paiements ;
o Faire le tracking vendor mensuel.
D. Administration
o Recevoir les courriers et les factures ;
o Recevoir les appels téléphoniques ;
o Rédiger les correspondances ;
o Assurer le classement électronique des documentations.
E. Effectuer d'autres tâches connexes qui lui seront assignées.
Cette description des responsabilités résume les principales tâches du poste. Elle ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées pour accomplir ce travail.
Cet avis d’appel à candidatures ne doit en aucun cas être interprété comme un contrat de travail. La Direction se réserve le droit de le réviser à tout moment.
III. Qualifications et compétences requises
• Avoir au moins une diplôme de Licence en Logistique, Administration, secrétariat ou son équivalent dans un domaine pertinent ;
• Avoir au moins 3 ans d'expérience professionnelle pertinente à un poste similaire (de préférence sur un financement des bailleurs internationaux - spécifiquement USG, USAID, et PEPFAR) ;
• Avoir une maîtrise parfaite de la langue française ; la connaissance de d’Anglais serait un atout ;
• Avoir une bonne maîtrise des applications Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint, Word) requise ; l’expérience de base de données serait un atout ;
• Avoir une expérience prouvée dans la gestion des bureaux et des véhicules (au moins 1 an) ;
• Être organisée, capable de prioriser les tâches, et proactif(ve) ;
• Avoir la capacité à gérer plusieurs tâches et demandes et à travailler efficacement dans un environnement soumis à des délais précis ; l'exactitude et l’attention aux détails dans l'exécution des tâches sont d'une grande importance;
• Avoir de solides compétences en communication verbale et écrite axée sur le service clientèle, avec une capacité à interagir de manière professionnelle avec un personnel et des intervenants externes de cultures et de langues diverses.
IV. Dossiers de candidature
FHI 360 n’exige aucun frais à aucune étape du processus de recrutement (réception des dossiers de candidature, présélection, sélection, etc.).
FHI 360 offre une rémunération compétitive.
FHI 360 est un Employeur équitable qui accorde la même chance à tous et ne s’engage dans aucune pratique discriminatoire à l'égard de toute personne employée ou recherchant un emploi en raison de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre, de l'origine nationale ou ethnique, de l'âge, du mariage, du statut, du handicap, du statut d'ancien combattant, des informations génétiques, ou de tout autre statut.
Tous les candidats qualifiés, y compris ceux qui vivent avec le VIH, sont fortement encouragés à postuler pour ces postes.
Les dossiers de candidature doivent contenir les pièces suivantes :
• Un CV détaillé, actualisé et signé de 4 pages maximum;
• Une lettre de motivation signée de 2 pages maximum;
• Les coordonnés (noms & prénoms, numéro de téléphone, adresse et fonction) de trois (3) personnes de référence ;
• Une copie du diplôme.
NB :
• Le titre du poste auquel vous postulez doit être clairement indiqué sur la ligne « objet » de l’e-mail comme tel : « Assistant Logistique et Administratif_Nom&Prenom »;
• Toute soumission dont l’objet du mail n’est pas précisé ne sera pas considérée ;
• Les diplômes légalisés et attestations de travail seront demandés aux candidats présélectionnés ;
• Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Les personnes intéressées et qui répondent aux critères ci-dessus énumérées sont invitées à envoyer leur dossier l’adresse électronique ci-après : Benin.ResourcesHumaines@fhi360.org au plus tard le lundi 26 juillet 2021.
FHI 360 se réserve le droit de ne pas donner suite à cet avis d’appel à candidatures.
La Directrice Administrative et Financière Régionale