Grade: GS8

Poste N°: 50089979

Référence: ADB/18/026

Pays: Côte d'Ivoire

Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux).  Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique nécessaire aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5s), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera avec succès la mise en œuvre de cette vision. 

La Vice-présidence des ressources humaines et des services institutionnels (CHVP) assure la fourniture de services institutionnels efficaces centrées sur les personnes et répondant aux besoins des clients afin de garantir une efficacité institutionnelle globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Le Complexe pilote les efforts visant à assurer la compétitivité de la Banque en tant qu’employeur de choix et est chargé d’assurer le leadership en matière de formulation et de mise en œuvre des stratégies de la Banque relatives aux personnes, aux technologies de l’information, aux services généraux et achats institutionnels, aux services linguistiques, à la continuité des activités, ainsi qu’à la santé et à la sécurité. 

Le Département de la gestion des ressources humaines est chargé d’élaborer et de mettre en œuvre une stratégie, des politiques, des processus et des pratiques en matière de gestion des personnes, qui permettront à la Banque de réaliser son programme stratégique. Au cœur de la stratégie des ressources humaines, figurent notamment l’attraction, le perfectionnement, le recrutement, la motivation et la fidélisation d’un personnel de très haut niveau. 

Pour transformer véritablement l’approche des ressources humaines, le département CHHR s’appuie sur trois piliers : les partenariats d’activités pour la stratégie, la conclusion de contrats avec les clients et la prestation des services de ressources humaines ; les centres d’expertise/les experts spécialisés pour la consultation interne, la réflexion éclairée, la conception, le perfectionnement et la formation de talents et du personnel et l’analyse comparative des bonnes pratiques ; et les services partagés de ressources humaines pour l’excellence transactionnelle et la communication avec les employés. Ce nouveau modèle triangulaire de ressources humaines offre aux membres du personnel une expérience de classe mondiale tout au long de leur carrière. 

La Division du développement du personnel et de la formation intègre une approche stratégique de développement et de gestion des ressources humaines qui permet une gestion plus efficace des talents et des performances, notamment par le recrutement stratégique et l’évolution de carrière et la mobilité, le développement du leadership, la rémunération et les récompenses, ainsi que les politiques et la conformité. 

Placé sous l’autorité du Chargé du leadership et du perfectionnement du personnel, l’Assistant à la formation concourt à la fonction de formation et de perfectionnement de la Banque et coordonne spécifiquement l’ensemble des activités concernant l’offre, l’évaluation et les budgets de formation. 

Sous la supervision générale du Chargé du leadership et du perfectionnement du personnel, le titulaire du poste remplira les principales fonctions suivantes : 

1.  Rédiger des notes conceptuelles sur l’apprentissage à soumettre à l'approbation du supérieur hiérarchique ; organiser la publication des activités de formation connexes et des exigences logistiques ; solliciter de l’aide le cas échéant. 

2.  Fournir l’appui à la mise en œuvre des processus relatifs aux programmes d'intégration et d'orientation ; assurer le suivi de la participation aux programmes et activités d'apprentissage prévus pour l’ensemble du personnel de la Banque et en rendre compte. 

3.  Aider à la prise en charge des demandes d'apprentissage et de perfectionnement. 

4.  Aider à la tenue et à la mise à jour du registre des prestataires de formation et des ressources de formation de l'équipe. 

5.  Assurer la mise en place, le stockage en toute sécurité et la suppression judicieuse des dossiers centralisés d'apprentissage et de perfectionnement. 

6.  Contribuer à l'analyse des besoins de la Banque en matière d'apprentissage et de formation.  

7.  Aider à l'élaboration des plans annuels d'apprentissage et de perfectionnement. 

8.  Fournir l’appui à la conception, à l'administration et à la tenue des dossiers d'évaluation. 

9.  Servir de point focal pour les participants à la formation : traiter en personne et par téléphone, en l'absence des chargés d'apprentissage, les demandes de renseignements/messages provenant de diverses sources, notamment du personnel, des consultants, des prestataires, etc. 

10.  Effectuer l'impression du matériel et des documents de référence pour les cours de formation, et aider à la création ou à la mise en forme de ceux-ci, le cas échéant. 

11.  Tenir à jour la base de données SAP sur la formation, le dossier partagé et les fichiers de formation traditionnels. 

12.  Conserver tous les documents requis dans un emplacement sûr, efficace et organisé. 

13.  Conserver les versions physique et électronique de tous les dossiers et de la correspondance pour assurer la continuité de la formation. 

14.  Aider à la préparation, à la planification, au suivi et au contrôle du budget. 

15.  Piloter les principales activités administratives et logistiques au titre des programmes/activités de formation, y compris l'aménagement des salles et des lieux, l'organisation de la restauration, la modification de la disposition du mobilier et la mise en place de tout le matériel nécessaire. 

16.  Fournir un appui aux prestataires de services extérieurs. 

17.  Préparer le matériel des activités de formation, à savoir les fiches d’évaluation, les listes de délégués et tout autre matériel convenu d’avance.  

18.  Distribuer, en temps voulu, les fiches de formation électronique à tous les participants. 

19.  Gérer les présences et les absences des membres du personnel et recueillir les données y relatives pour faciliter la prise de mesures nécessaires, notamment le recouvrement des coûts. 

20.  Assurer un suivi strict des dépenses quotidiennes d’apprentissage, de formation et de perfectionnement en aidant l’unité à analyser les dépenses d’apprentissage et de perfectionnement dans l’ensemble de l’organisation, en compilant les dépenses par complexe et bureau pays. 

21.  Contribuer activement à la réalisation des objectifs de l’équipe et de l’organisation conformément aux besoins de la section et de la division. 

22.  Entretenir et mettre à jour la base de données sur la formation à l’intention de l’ensemble des participants grâce au système de modules de formation SAP, produire des rapports, générer, le cas échéant, des données statistiques à l’intention des Chargés de formation. Prêter éventuellement assistance aux collègues dans l'utilisation de la base de données. 

23.  Assurer le suivi des missions de formation dans le système. 

24.  Envoyer et compiler les questionnaires d'évaluation des formations (rétroaction) à l’issue des formations. 

25.  Aider au stockage et à la mise à jour des archives historiques concernant l’apprentissage du personnel.  

26.  Fournir un appui pratique à l’équipe chargée de l’apprentissage électronique. 

27.  Aider à la création de graphiques pour le marketing du KLMS dans la Banque. 

28.  Aider à l’entretien et à la mise à jour des pages d’apprentissage et de développement de l'Internet.  

29.  Traiter les paiements de facture de formation pour les abonnements annuels, les hôtels, les consultants internes et divers prestataires. 

30.  Assurer le paiement des indemnités journalières et le remboursement des frais de déplacement. Préparer un état des dépenses à soumettre au service financier.

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1.  Être titulaire au moins d’une Licence, d’un BAC + 4 ou d’une Maîtrise ou d’un diplôme équivalent en gestion des ressources humaines, administration des affaires ou dans une discipline connexe. 

2.  Une certification ou formation en conception et mise en œuvre de contenu d'apprentissage serait un atout supplémentaire. 

3.  Justifier d’au moins de six (6) années d’expérience professionnelle pertinente en ressources humaines/recrutement à des postes de responsabilité croissante, de préférence au sein d’organisations internationales. 

4.  Une expérience pratique dans l'administration des connaissances et des formations serait souhaitable. 

5.  Maîtriser les mécanismes pour la formation et le perfectionnement du personnel. 

6.  Être en mesure de gérer efficacement la logistique des formations. 

7.  Être capable de nouer des relations efficaces avec les clients. 

8.  Une bonne connaissance de la budgétisation et de la planification constitue un atout. 

9.  Le sens de l’initiative, l’enthousiasme et un bon esprit d'équipe, ainsi que de bonnes aptitudes organisationnelles et relationnelles sont vivement souhaités. 

10.  Être capable de s'adapter à un environnement qui évolue rapidement où les délais d'exécution ont une importance cruciale. 

11.  Être en mesure de cerner et de maîtriser rapidement les systèmes internes en toute flexibilité et de s’adapter à l’évolution des circonstances, et de faire preuve de créativité en proposant des solutions aux questions et problèmes d'ordre opérationnel. 

12.  Être capable de gérer plusieurs tâches simultanément, et d’identifier et de gérer des tâches interdépendantes. 

13.  Posséder d’excellentes compétences en communication écrite ou orale afin de gérer, à tous les niveaux de l'organisation, la clientèle au sein d'une structure institutionnelle internationale caractérisée par sa diversité. 

14.  Justifier de solides compétences dans la gestion et la planification du temps. 

15.  Avoir de solides aptitudes d'analyse et de résolution de problèmes, et être capable de mener des réflexions stratégiques. 

16.  Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, et avoir de préférence une bonne connaissance pratique de l’autre langue. 

17.  De solides compétences informatiques, avec la capacité de concevoir des graphiques, des pages Internet et d'actualiser les informations sur l'Intranet sont requises. Maîtriser l'utilisation des applications standard de la Suite Microsoft Office