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RESPONSABLE ADMINISTRATIF & AFFAIRES JURIDIQUES

Une structure de la place

Bénin
RESPONSABLE ADMINISTRATIF & AFFAIRES JURIDIQUES

Raison d’être du poste
Sous l’autorité du Directeur Général Adjoint, le/la responsable administratif (ve) et juridique organise, supervise  les services administratifs. Il/elle centralise les informations auprès des autres services. Il/elle établit des constats  et propose à la Direction Générale en collaboration avec le Responsable Ressources Humaines des solutions  d’amélioration et d’optimisation des différents process et des conditions de travail. Il/elle se charge de tous les  aspects juridiques de l'entreprise et veille par conséquent au respect des règles juridiques dans le cadre de  toutes les activités commerciales, administratives, financières ainsi que dans le cadre de la gestion des contentieux de travail en matière des ressources humaines. Il/Elle assure les tâches  d’assistance et du suivi des  dossiers Juridiques. Il s’assure de la régularité de tous les contrats, protocoles d’accord et convention de  marchés de la société. Il rédige tous les documents et courriers ayant une implication juridique qui sont adressés  aux clients, fournisseurs, partenaires, etc.

Il participe également au montage des dossiers d’appel d’offres conduits par l’Equipe de Projets 

Missions principales
- Eviter les contentieux.
- Veiller à la qualité des dossiers de soumission aux appels d’offre ;
- Rédiger et négocier les contrats commerciaux ou administratifs liés à l’activité de la structure notamment  les cabinets, prestataires, clients, et liés au fonctionnement de la structure, en support aux différents  services Marketing, Technique, Ressources Humaines, Comptabilité Force de vente. 
- Gérer les contentieux commerciaux, sociaux, etc.… de la structure, piloter les dossiers passés en  instruction chez l’avocat-conseil et autres juridictions compétentes.
- Veiller à l’application des procédures administratives Financières et Comptables en collaboration avec le  Service Ressources Humaines et à leur mise à jour régulière.
- Rédiger les correspondances administratives et commerciales.
- Assurer la coordination des procédures et des systèmes administratifs ; 
- Coorganiser et superviser les autres activités administratives notamment la planification d’événements,  le lancement de nouveaux produits, etc. en collaboration avec le service Force de vente, Service RH et  Marketing etc.
- S’assurer que les opérations sont conformes aux politiques et aux règlements.
- Se tenir informer de tous les changements organisationnels et des développements de l’entreprise ; 
- Produire les rapports de séances, les PV, et comptes rendus à envoyer à la hiérarchie ;
- Superviser tous les aspects de la vie juridique de l'entreprise ; 
- Suivre les procédures de marchés publics et des contrats complexes.
- Elaborer des préconisations dans le cadre de l'étude et du suivi de dossiers complexes
- Instruire, diffuser et suivre les dossiers, formuler une réponse juridique assortie de propositions le cas  échéant
- Veiller à l'exécution des marchés en cours et aux échéances contractuelles
- Rédaction de courriers administratifs et juridiques et de précontentieux
- Suivre la notification des procès-verbaux de réception dans le cadre des marchés.
- Suivre et contrôler des propositions des Décomptes Généraux Définitifs des opérations de la Direction  en collaboration avec le service comptabilité.
- Suivre le respect de la règlementation des divers domaines selon le secteur d’activités de l’entreprise au  regard du droit de consommation, de la propriété intellectuelle ou industrielle, des procédures collectives  etc.
- Conseiller l’entreprise dans tous les détails juridiques liés à ses activités ; 
- Informer la direction et les collaborateurs des règles de droit à respecter dans le cadre professionnel ;
- Réexaminer les contrats et les accords et veiller à ce qu'ils soient conformes aux normes légales ;
- Représenter l’entreprise auprès des instances juridiques officielles.
- Procéder au suivi de l’organisation générale des services administratifs et à leur bon fonctionnement ;
- Veiller au respect des conventions avec les partenaires externes ;
- Gérer les plannings et les délais et actualiser le plan de classement.
- Veiller à faire circuler à tous les niveaux les informations utiles à la prise de décision. 
- Organiser et superviser la gestion des archives.

Profil requis

Formation
Avoir un diplôme universitaire de niveau Bac+4/5 en Sciences Juridiques, en droit des affaires de préférences, en  administration générale ou domaine équivalent.

Expérience
Avoir au moins 5 années d’expériences professionnelles dont 3 en qualité de juriste droit des affaires dans un  cabinet Conseil et assistance Juridique.

Autres compétences requises

Savoirs
- Droit : Sécurité Sociale, civil et commercial
- Procédures civiles et pénales
- Règlementation de la profession : Code du numérique au Bénin, Procédures de passations des marchés publics et privés
- Savoir coordonner son action avec les autres services et les partenaires
- Savoir se positionner en expert tout en utilisant un langage clair
- Veiller au respect des dispositions légales et réglementaires
- Excellentes capacités rédactionnelles, organisationnelles et multitâches
- Maitrise des outils bureautiques
- Esprit d’équipe et capacité à travailler en équipe
- Être capable de concevoir des supports de suivi des dossiers
- Bonne maitrise de la conception des contrats d'externalisation et de prestations
- Compréhension approfondie des procédures de gestion et des règles juridiques
- Capacité à argumenter pour dialoguer et négocier avec les différents partenaires de l’entreprise.

Autres aptitudes et qualités personnelles
- Argumenter ses décisions afin de convaincre et susciter l'adhésion
- Avoir le sens de l'intérêt général, du service et du client
- Représenter l'Institution et en donner une image positive.
- Savoir tenir sa position.
- Faire preuve de rigueur et de polyvalence
- Être réactif et pouvoir gérer les urgences

Faire preuve de discrétion et confidentialité CV+Pretention salariale à recrutement@sudtelecom.bj

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