Le Document Controller est chargé d’assurer la gestion, le contrôle, la diffusion et l’archivage de l’ensemble des documents techniques et administratifs d’un projet de construction. Il veille à la conformité documentaire, à la traçabilité des échanges et au respect des procédures de gestion documentaire tout au long du cycle de vie du projet.
Il agit comme interface entre les différentes parties prenantes (Maître d’Ouvrage, Maître d’Œuvre, consultants, entreprises et équipes techniques) afin de garantir une circulation fluide et sécurisée de l’information.
Assurer la réception, l’enregistrement, le classement et l’archivage des documents du projet.
Garantir la mise à jour permanente des bases documentaires.
Veiller à l’application des procédures de gestion électronique des documents (GED).
Assurer la traçabilité des documents tout au long du projet.
Assurer la diffusion des documents auprès des différentes parties prenantes :
Maître d’Ouvrage (MO) ;
Maître d’Œuvre (MOE) ;
Consultants ;
Entreprises ;
Bureaux d’études ;
Autres intervenants du projet.
Suivre les délais de transmission et effectuer les relances nécessaires.
Contrôler les circuits de validation et d’approbation documentaire.
Vérifier la conformité des documents selon les standards du projet :
Formats ;
Codification ;
Nomenclature ;
Référencement.
Veiller au respect des procédures qualité et documentaires.
Participer à la mise en œuvre des bonnes pratiques de gestion documentaire.
Participer à la préparation et au suivi des dossiers d’exécution (Plans EXE).
Contribuer à la constitution des Dossiers des Ouvrages Exécutés (DOE).
Assurer la coordination documentaire avec les équipes techniques :
Ingénieurs ;
BIM Managers ;
Conducteurs de travaux ;
Bureaux d’études.
Produire des tableaux de bord de suivi documentaire.
Élaborer des rapports périodiques sur l’état d’avancement des documents.
Mettre en place des indicateurs de performance documentaire.
Garantir la confidentialité des données du projet.
Veiller à la sécurisation des informations et des archives.
Assurer le respect des droits d’accès aux documents.
Former les équipes projet aux procédures documentaires.
Sensibiliser les intervenants aux bonnes pratiques de gestion documentaire.
Apporter un support technique sur les outils utilisés.
Diplôme de niveau BAC+3 à BAC+5 dans l’un des domaines suivants :
Gestion de l’information et des documents ;
Génie civil ;
Construction ;
Informatique avec spécialisation en GED ;
Administration ;
Gestion de projets ;
Ou tout domaine équivalent.
Minimum cinq (5) années d’expérience dans la gestion documentaire de projets.
Expérience significative dans des projets de construction ou d’infrastructures.
Expérience dans des environnements impliquant plusieurs intervenants et partenaires.
Bonne maîtrise des systèmes de Gestion Électronique des Documents (GED).
Connaissance des procédures de contrôle documentaire.
Expérience en archivage physique et numérique.
Bonne connaissance des normes qualité, notamment ISO 9001 (atout).
Maîtrise des procédures documentaires appliquées aux projets de construction.
Bonne maîtrise des logiciels suivants :
Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
SharePoint.
Connaissances appréciées :
Oracle Unifier ;
AutoCAD (lecture de plans) ;
Revit ;
Outils BIM et plateformes collaboratives.
Expérience des exigences documentaires des bailleurs internationaux (Banque Mondiale, MCC, BAD, etc.) constitue un atout.
Bonne compréhension du cycle de vie d’un projet de construction.
Grande rigueur documentaire.
Sens élevé de l’organisation.
Respect des délais.
Capacité à travailler sous pression.
Discrétion et confidentialité.
Esprit méthodique.
Excellentes capacités de classement et d’archivage.
Bon relationnel et aptitude au travail en équipe.
Les candidats intéressés sont invités à transmettre dans un fichier unique :
Un Curriculum Vitae actualisé ;
Les copies des diplômes et attestations pertinentes.
recrutement@emmaccorporation.com
Téléphone : 01 96 52 23 23