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Assistant Technique en Suivi et Consolidation Financière

Plan International

Dakar, Sénégal
Humanitaire (ONG, Associations, ...), Projet/programme de développement
Assistant Technique en Suivi et Consolidation Financière

Lieu: DAKAR, Senegal

Entreprise: Plan International

RAISON D’ETRE DU POSTE
Le projet «Opportunité d’autonomisation Socio-Economique des jeunes, pour une transformation des Rapports sociaux de genre au Sahel (OSEER) a pour objectif général de promouvoir l’autonomisation socio-économique de jeunes femmes et hommes parmi les plus vulnérables, par une approche transformatrice des rapports sociaux de genre et l'engagement des jeunes en tant qu’acteurs/trices du changement au Sahel.  OSER est un programme sous régional couvrant 3 pays à savoir le Burkina Faso, le Mali et le Sénégal. Il vise 3 objectifs spécifiques qui sont :

Accompagner l’autonomisation socio-économique de jeunes 2600 jeunes femmes et hommes parmi les plus vulnérables, dans le cadre d’interventions modèles adaptées aux contextes nationaux des 3 pays ; au Burkina Faso en zone de crise humanitaire dans les régions du Sahel, Centre-Nord et Centre
Contribuer à l'amélioration d'un cadre légal et politique en faveur de l'autonomisation socio-économique des jeunes et de l'égalité femme-homme à travers le renforcement de capacités, l'accompagnement et la mise en réseau de 300 groupes de jeunes porteurs de ce plaidoyer aux niveaux local et national;
Renforcer l’expertise régionale et la qualité des interventions de Plan International et des principales parties prenantes en matière d’autonomisation socio-économique transformatrice des rapports sociaux de genre, des jeunes femmes et hommes par la mise en place d'un Centre d’Expertise Régional (CaPE) de capitalisation, de partage, et d’échanges en vue d’améliorer le développement des compétences des jeunes (18-35 ans), y compris les personnes déplacées internes, et de les aider à trouver des opportunités d'emploi et à promouvoir la cohésion sociale dans les régions de l'Est et du Centre-Nord du Burkina Faso en proposant des solutions innovantes.
Le projet est prévu pour une durée de 3 ans, de Mars 2022 à Janvier 2025 et sera mis en œuvre au Sénégal, au Mali et au Burkina Faso.

L’Assistant Technique en Suivi et Consolidation Financière a pour rôle de :
Veiller à la régularité, la sincérité et la fiabilité des informations financières et comptables du programme par rapport aux normes, politiques et procédures en vigueur dans les procédures de l’organisation et du bailleur ;
Se charger de la préparation, du contrôle, de l’enregistrement et de la centralisation de toutes les informations financières et s’assurer que les opérations d’approvisionnement, financières et comptables sont conformes aux politiques et procédures de l’organisation et du bailleur ;
S'assurer que les fonctions et les procédures administratives sont conformes aux normes, y compris mais non limité à la maîtrise de toutes les conventions signées en vertu du présent projet, à l’élaboration du plan de passation de marché d’OSEER, à la validation par les bailleurs et à la gestion des matériaux achetés par le projet, la préparation et l’exécution de l’audit et la fermeture du projet à la fin du projet OSEER.

dimensions du poste
Superviser et développer une équipe Finance et Administration performante pour la subvention OSEER au Sénégal, au Mali et au Burkina Faso dans le respect du RACI OSEER et organigramme des différents bureaux impliqués;
Assurer la facilitation de la mise en œuvre opérationnelle du projet ; 
Superviser la comptabilité et la trésorerie du projet sur la base des données financières précises opportunes, régulières et rigoureuses ;
Assurer régulièrement les Reportings Financiers aux formats de Plan International et aux bailleurs attendus ;
Préparer les audits et anticiper les besoins et questions ;
Identifier les Risques liés à la gestion financière du projet et les Audits, et proposer des solutions de mitigation ;
Assurer la responsabilisation et la transparence des opérations financières et administratives dans la mise en œuvre du projet ;
Suivre les achats, les immobilisations et les contrats avec les partenaires et tiers en conformité avec les procédures, règles de l’AFD et au plan de passation de marché validé par le bailleur ;
Contrôler tous les aspects administratifs du projet ;
Assurer une communication sur les procédures de la subvention avec les départements Finance et RH, Admin de Plan International Sénégal, Mali et Burkina Faso;
Assurer une communication et collaboration transparente avec les programmes nationaux sur la mise en œuvre de la subvention OSEER ;
Assurer une communication transparente et une collaboration avec les équipes du FNO et de l’AFD ;
Mener des missions de supervisions auprès des équipes de terrain pour s’assurer d’une mise en œuvre de qualité de la subvention ;
Participer aux instances de coordination avec les partenaires techniques et financiers de la subvention.
 
RESPONSABILITES

Processus de Planification et de Budgétisation du Projet
Assurer le contrôle de la gestion financière et opérationnelle du projet et s'assurer de la reddition des comptes du projet ;
Sous la supervision du/de la Coordonnateur (trice du centre d'expertise (CaPE) du projet OSEER, élaborer le budget annuel du projet qui sera soumis à FNO et AFD pour approbation ;
Élaborer tout budget ou modification de budget relatif à la subvention ;
Organiser et coordonner le processus de planification budgétaire sous la supervision du/de la Coordonnateur (trice du centre d'expertise (CaPE) et s'assurer que les plans opérationnels sont cohérents avec le budget du bailleur approuvé et avec les équipes OSEER du Mali, du Burkina Faso et du Sénégal ;
Soutenir le/la Coordonnateur(trice) du centre d'expertise (CaPE) dans la communication des instructions et procédures, chez les organisations impliquées dans la mise en œuvre en matière de plan d’opérations, prévisions trimestrielles de budget et prévisions de trésorerie.
Organiser des réunions avec les financiers et comptables des partenaires pour la revue et le suivi de la performance financière du projet ;
Coordonner avec le Directeur Financier pour élaborer une méthodologie pour l'allocation de recouvrement des coûts et s'assurer que les procédures de recouvrement des coûts sont observées ;
S'assurer que tous les achats et les paiements sont couverts par le budget du projet avant leurs traitements ;
S’assurer en collaboration avec le/la Gender focal Point d’une bonne prise en compte du genre dans la répartition du budget ;
Appuyer les équipes de projet des 3 Cos dans la préparation et la mise en place des budgets.

Gestion de la Comptabilité et de la Trésorerie
Coordonner au jour le jour les opérations comptables du projet OSEER dans ses 4 volets;
Approuver les codifications budgétaires et leurs modifications dans le système financier de Plan avant leurs validations suivant le budget disponible ;
S’assurer que les transactions saisies dans le système comptable de Plan International Sénégal sont correctement catégorisées afin de faciliter l’élaboration des rapports financiers du bailleur ; 
Développer une liste de vérification (checklist) sur la documentation minimale pour assurer la conformité par rapport aux règles et procédures du bailleur ;
Former les Partenaires et le personnel de Plan sur la liste de documentation minimale.
Approuver tous les paiements (décaissements de trésorerie, encaissements, opérations diverses) par rapport à l'exhaustivité, l'exactitude et la cohérence avec les pièces justificatives jointes en conformité avec le Manuel des Opérations, les politiques de Plan International, les lois locales et les politiques et procédures du bailleur ;
Assurer la conformité pour les questions financières avec la législation réglementaire et fiscale locale.
S’assurer de la mise à jour hebdomadaire des informations sur les logiciels comptables (SAP/YODA.)
Conserver et mettre à jour les coordonnées bancaires et les signataires des comptes bancaires des partenaires.

Reportings Financiers & Analyses
Assurer le suivi de la production des rapports financiers mensuels/trimestriels de qualité et dans les délais par les partenaires ;
Coordonner la revue des rapports financiers des partenaires, donner les feedbacks sur les rapports financiers avec la revue du Directeur Financier, du/de la Coordonnatrice du CaPE, et de l’Equipe de Plan International France ;
Assurer les appels et transferts de fonds sur la base des plans de décaissements approuvés avec la revue du Directeur Financier et de la/du Coordonnateur (trice) du centre d'expertise (CaPE) ;
Elaboration des rapports financiers périodiques et s’assurer de la qualité des informations financières ;
Avec le/ la Coordonnateur (trice) du centre d'expertise (CaPE, et l’Equipe de Plan International France procéder à l’analyse détaillée des écarts entre les dépenses prévisionnelles et les dépenses actuelles dans les rapports financiers ;
Participer à l’élaboration du PUDR tous les semestres
Assurer l’élaboration du volet financier du PUDR (Program Update Disbursement Request) semestriel et s’assurer de la qualité des informations financières et des procédures du bailleur ;
Coordonner l’élaboration des rapports financiers périodiques du budget Match

Gestion Administrative & Conformité
Gérer l'ensemble des contrats de la subvention, des sous-accords, des contrats, du courrier en conformité avec les règles et les règlements de OSEER et des Partenaires.
Veiller au respect des procédures et politiques du bailleur durant les processus d’achat et toute autre opération nécessitant l’application des procédures de Plan International au Sénégal, au Mali et au Burkina Faso et les Partenaires  pour produire des rapports et documents consolidés entre les 3 bureaux;
Mettre en place un système d’archivage électronique et dur des documents administratifs et financiers du projet ;
Coordonner les déplacements du personnel du projet en liaison avec l’Equipe Logistique de Plan ;
Veiller à la mise à jour permanente du fichier des inventaires des immobilisations du projet y compris celles affectées aux Partenaires ;
Veiller à la sécurité et à l’entretien des équipements achetés dans le projet et ceux transférés aux Partenaires ;
Coordonner tout le processus de fin de projet selon les procédures du bailleur et les politiques de Plan.

5. Suivi du Contrôle Interne
Mettre en place des processus solides de contrôle et de suivi afin d’assurer une gestion budgétaire cohérente, de qualité et exacte ;
Coordonner une revue régulière du système de contrôle interne des partenaires, s’assurer que les procédures et les systèmes de contrôle en place sont respectés par les partenaires ;
Préparer les Termes de Référence pour l’Audit financier annuel du projet.

6. Gestion des Ressources Humaines
Développer, encadrer et motiver une équipe Finance performante ;
Gérer le calendrier des congés en collaboration avec la DRH de Plan International au Sénégal, au Mali et au Burkina Faso en lien avec l’équipe conformité finance de FNO; 
Communiquer à la/au Coordonnateur(trice) du CaPE toute action à mener pour l’épanouissement du personnel de la subvention ;
Organiser des réunions régulières avec le personnel financier du projet et orienter le personnel non financier sur les questions financières du projet ;
S’assurer de la fixation des objectifs annuels du personnel Finance ;
Evaluer le staff Finance semestriellement et annuellement ;
Coordonner les déplacements du personnel du projet dans le cadre leur travail (Ordres de mission, Assurance etc.).
 
Relations de travail cles
Coordonnateur(trice) CaPE ;
Equipe OSEER dans les 3 COs et avec FNO, mais aussi en lien avec les partenaires de mise en œuvre ;
Toute autre équipe déléguée par le projet OSEER ;
Equipe du projet OSEER de Plan International Senegal ;
Département des Finances de Plan International Sénégal ;
Directeurs des unités opérationnelles de Plan International Sénégal et des organisations Partenaires ;
Equipe du Département Administration et Logistique de Plan International Sénégal ;
Equipe du Département Ressources Humaines et Audit Interne de Plan International Sénégal ;
Prestataires externes ;
Responsables financiers des organisations Partenaires.
 
EXPERTISE TECHNIQUE, COMPETENCES ET CONNAISSANCES
Etre titulaire au moins d’une maîtrise en finance/comptabilité, sciences de gestion, audit ou tout autre diplôme équivalent ;
Avoir une expérience professionnelle d’au moins cinq (5) années dans le domaine de la gestion financière et comptable, l’audit, du contrôle interne, etc.
Capacité d’analyse et de synthèse ;
Capacité à adapter sa communication en fonction de la cible ;
Aptitude à planifier et à organiser : hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins ;
Avoir une bonne connaissance de l’informatique notamment la suite Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, MS-Project, base de données) ;
Parler couramment le français et avoir la capacité de travailler en anglais ;
Excellente maîtrise des questions comptables et bonne connaissance des logiciels standards de comptabilité ;
Etre flexible pour s'adapter aux différents partenaires de mise en œuvre mais aussi aux différents interlocuteurs et horaires de travail.
Connaissance SAP et Microsoft Dynamics et la connaissance du bailleur AFD ou procédure de Plan International serait un atout
 
Politique sur l’Egalité du Genre, l’Inclusion et de sauvegarde des enfants et des jeunes
Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l'égalité des sexes et l'inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s'y limiter, de s'assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

Le/la titulaire du poste doit pouvoir :
Comprendre les politiques organisationnelles de sauvegarde et de genre.
Être capable de se pencher sur ses propres systèmes de valeurs et tenir compte de ses propres préjugés vis-à-vis des autres (enfants et jeunes y compris) dans toute leur diversité.
Comprendre la pertinence de la sauvegarde dans son travail.
Comprendre ce que signifie la sauvegarde au niveau des équipes et des services sous sa responsabilité.
Être capable de questionner les comportements inappropriés des collègues.
Être capable de mettre en œuvre les exigences en matière de sauvegarde dans ses domaines de compétences.
Avoir la capacité à diriger des équipes afin de développer les compétences et l’expertise nécessaires pour que leurs membres assument leurs rôles et responsabilités en matière de sauvegarde.
Avoir la capacité à conduire le changement sur le plan organisationnel au sein des équipes concernées afin d’assurer l’intégration de la sauvegarde.
Avoir la capacité à élaborer des indicateurs et des repères pour évaluer dans quelle mesure les équipes s’acquittent bien de leurs rôles et responsabilités en matière de sauvegarde.
Être capable de servir de modèle à l’organisation dans sa mission de lutte contre les discriminations, de sauvegarde et de promotion de normes de sauvegarde.
Exiger des équipes qu’elles rendent compte de l’application des normes de sauvegarde.
Veiller au maintien de relations fondées sur le respect.
 
LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE

Nous sommes ouverts et responsables
Promouvoir une culture d'ouverture et de transparence, y compris avec les parrains et les donateurs.
Etre soi-même redevable et tenir les autres redevables pour atteindre les standards les plus élevés d'intégrité.
Etre cohérent et juste dans la manière de traiter les gens
Etre honnête sur les erreurs et désireux d'apprendre de nos erreurs.
Assurer notre redevabilité que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes

Nous œuvrons pour un impact durable
Articuler un objectif clair pour le personnel et définir des attentes élevées.
Créer un climat d'amélioration continue, ouvert au défi et aux nouvelles idées.
Concentrer les ressources pour conduire le changement et maximiser l'impact sur le long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
Se baser sur les évidences et évaluer notre efficacité

Nous travaillons bien ensemble
Chercher des résultats constructifs, être à l’écoute les autres et accepter de faire des compromis quand c'est approprié.
Établir des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
Développer des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
S’Engager et bien travailler avec les autres hors de l'organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et habilitants
Favoriser une culture d'ouverture et de transparence, y compris avec les parties prenantes
Respecter tout le monde, apprécier les différences et remettre en question les inégalités dans nos programmes et notre milieu de travail.
Aider les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur vie.
Permettre à notre personnel de donner le meilleur de lui-même et de développer son potentiel

Environnement physique
Ce poste est basé dans le bureau pays à Dakar.

Le poste nécessite des visites de terrain à des partenaires et la participation aux réunions du réseau régional et national.

Niveau de contact avec les enfants

Contact faible: Aucun contact ou très faible fréquence d'interaction

Pour postuler, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous et envoyer votre candidature au plus tard le 30 Mai 2022 

Votre candidature doit être accompagnée :
D’une lettre de motivation claire
D’un CV détaillé et compréhensible incluant le contact de quatre (4) personnes de référence professionnelle, dont l’une devra être votre employeur actuel.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées

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