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(01) Gestionnaire des Operations /Operations Manager

FHI 360

Cotonou, Bénin
TITRE DU POSTE : Gestionnaire des Operations /Operations Manager

NOMBRE DE POSTE: 1
SUPERVISEUR: Directeur Administratif et Financier Régional (basé à Lomé)
PROGRAMME :#EAWA
Lieu:  Cotonou – Benin 

Introduction :
FHI 360 est une organisation de développement humain à but non lucratif dédiée à améliorer les vies de manière durable par l'avancement de solutions intégrées, conduites localement. Le personnel comprend des experts en santé, éducation, nutrition, environnement, développement économique, société civile , en genre, jeunesse, recherche et technologie, créant ainsi un mélange unique de capacités pour relever les défis du développement d'aujourd'hui. 

Dans le cadre la mise en œuvre du projet « Ending Aids in West Africa : #EAWA », FHI 360 recherche actuellement pour le bureau du Benin une (1) personne qualifiée pour occuper le poste deGestionnaire des Operations/Operations Manager.

I. Résumé du poste
Le Gestionnaire des Operations est responsable de la gestion du département administratif et du suivi de la conformité de l’accord #EAWA :outils de gestions financière et comptable, protocoles d'entente non financiers et divers outils contractuels dans le cadre de la gestion administrative et financière du projet. 

Ce rôle de gestion de plusieurs équipes sera axé sur la proactivité, la planification, la compréhension des réglementations et des restrictions du pays, des donateurs et de l'Organisation. Il/elle est responsable de la qualité, du fonctionnement et du respect des délais des services suivants : Finances, Logistique, Subventions, Approvisionnement, RH.

II. Principales responsabilités 

A. Gestion des équipes
- Pour chacune des équipes/départements supervisés (Finances, Logistique, Subventions, Achats, Ressources Humaines) assurer les aspects suivants :
o Assurer la disponibilité des ressources nécessaires (humaines, temps, outils) à l'équipe du projet pour gérer son portefeuille ;
o Examiner et approuver tous les documents et livrables liés aux subventions avant qu'ils ne soient finalisés et signés ou envoyés pour approbations supplémentaires ;
o S’assurer que la gestion de tous les documents est conforme aux exigences du contrat, du pays et de l'Organisation ;
o Fixer les objectifs en fonction du contexte, des postes et du projet ;
o Assurer le suivi régulier des objectifs, y compris des évaluations standards et intermédiaires ;  
o Etre le porte-parole de l’équipe de l’Administration et des Finances (Finances, Logistique, Subventions, Achats, Ressources Humaines) ;
o Garder une vue globale des besoins du projet ainsi que des priorités et des contextes de chaque département - ajustement et adaptation, liaison avec le DAF pour le soutien nécessaire ;
o Rechercher continuellement des opportunités pour former et coacher les membres de l'équipe.

B. Règlementations
- Démontrer une compréhension des réglementations et des lois régissant le pays et la localité ;
- Comprendre, être capable d'interpréter et d'appliquer les réglementations et politiques USG/PEPFAR et FHI360 ;
- En cas d'incohérence ou d'incompatibilité apparente avec le contexte et les réglementations, compléter l'analyse et proposer des solutions pour combler l'écart afin de garantir que le projet puisse continuer à fonctionner.

C. Communication
- Etre proactif dans la communication, les actions, et la gestion ;
- En tant que gestionnaire, être capable d’effectuer des analyses de situations;
- Être responsable des résultats et faire face auxdéfis des services supervisés - en cherchant en permanence des moyens d'améliorer la capacité des membres de l’équipe à fournir un service  de qualité et dans les délais ;
- Communiquer et diffuser les informations de façon claire et au moment opportun à la direction et aux employés ;
- S’assurer que le travail attendu des différents services est sont de bonne qualité et effectué dans les délais requis ;
- Effectuer d'autres tâches connexes qui lui seront assignées. 

Cette description des responsabilités résume les principales tâches du poste. Elle ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées pour accomplir ce travail. 

Cet avis d’appel à candidatures ne doit en aucun cas être interprété comme un contrat de travail. La Direction se réserve le droit de le réviser à tout moment.

III. Qualifications et compétences requises
Avoir au moins un BAC + 5 en Gestion, Administration, Finances  ou tout autre domaine connexe;
Avoir une expérience d’au moins 7 ans en gestion de bureau avec au moins 1 an dans chacun des domaines spécifiques suivants : finance, achats, subventions, logistique, RH) ;
Avoir une expérience de travail avec des bailleurs Internationaux plus particulièrement USG, USAID, PEPFAR)  dans des rôles de réglementation
Avoir une expérience prouvée dans l'élaboration et le suivi de budgets (gestion de plusieurs sources de financementde préférence) ;
Avoir 3 à 5 ans, voir plus dans la supervision d’équipe (Plus de 5 ans de préférence) ; 
Avoir une expérience avérée dans la mise en place ou de la modification de procédures ou de politiques afin de s'aligner aux besoins du projet et de l'Organisation
Etre proactif aussi bien dans le travail que dans la gestion du personnel ; 
Avoir une bonne maîtrise des logiciels Microsoft (Word, Excel, Outlook - un logiciel supplémentaire est un plus)
Avoir de préférence une expérience de l’utilisation de sharepoint - configuration de documents et de dossiers partagés
Répondre de manière efficace et de façon indépendantes aux demandes de renseignements ;
Gérer efficacement une grande charge de travail avec une supervision minimale ; 
Faire preuve de flexibilité et de créativité pour faire avancer le projet ;
Avoir une expérience prouvée dans la planification et la gestion des taches d’une équipe diverse ;
Etre en mesure de voyager au besoin.

IV. Dossiers de candidature
FHI 360 n’exige aucun frais à aucune étape du processus de recrutement (réception des dossiers de candidature, présélection, sélection, etc.).

FHI 360 offre une rémunération compétitive.  
FHI 360 est un Employeur équitable qui accorde la même chance à tous et ne s’engage dans aucune pratique discriminatoire à l'égard de toute personne employée ou recherchant un emploi en raison de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre, de l'origine nationale ou ethnique, de l'âge, du mariage, du statut, du handicap, du statut d'ancien combattant, des informations génétiques, ou de tout autre statut.
Tous les candidats qualifiés, y compris ceux qui vivent avec le VIH, sont fortement encouragés à postuler pour ces postes. 

Les dossiers de candidature doivent contenir les pièces suivantes :
Un CV  détaillé, actualisé et signé  de 4 pages maximum;
Une lettre de motivation signée  de 2 pages maximum;
Les coordonnés (noms & prénoms, numéro de téléphone, adresse et fonction) de trois (3) personnes de référence ;
Une copie du diplôme. 

NB :
Le titre du poste auquel vous postulez doit être clairement indiqué sur la ligne « objet » de l’e-mail comme tel : « Gestionnaire des Operations _Nom&Prénom »;
Toute soumission dont l’objet du mail n’est pas précisé ne sera pas considérée ;
Les diplômes légalisés et attestations de travail seront demandés aux candidats présélectionnés ;
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Les personnes intéressées et qui répondent aux critères ci-dessus énumérées sont invitées à envoyer leur dossier l’adresse électronique ci-après : Benin.ResourcesHumaines@fhi360.org au plus tard le lundi 26 juillet 2021.

FHI 360 se réserve le droit de ne pas donner suite à cet avis d’appel à candidatures. 

La Directrice Administrative et Financière Régionale

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