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Administrative Assistant GS5

UNICEF

Bamako, Mali
Humanitaire (ONG, Associations, ...), Projet/programme de développement
Administrative Assistant GS5, Temporary Appointment Bamako Mali (364 days)

Job Number: 524169 | Vacancy Link
Locations: Africa: Mali
Work Type : Temporary Appointment

 L'assistant administratif sera responsable d'appuyer l’Unité Administration dans l’exécution des taches diverses notamment gestion des équipements et des factures.

Comment pouvez-vous faire une différence ?

1. Gestion des Assets et du Magasin :
- Faire l’inventaire continu en enregistrant systématiquement les entrées et les sorties d’équipement et mettre à jour les fiches détenteurs du jour au jour,
- Faire l’inventaire physique des équipements et matériels du bureau de Bamako et de l’ensemble des Bureaux de Zone à mi-parcours et à la fin de l’année ;
- Faire la situation des biens de l’Unicef après inventaire ou PSB et tenir à jour la liste pour le nettoyage des fichiers des inventaires dans VISION et présenter un rapport y relatif ;
- Faire le suivi du système de gestion de stock du magasin de l’administration et tenir à jour les dossiers d'inventaire appropriés des fournitures de bureau et autres matériels & équipements. 
- Appuyer la préparation des commandes trimestrielles sur la base des rapports de stock et assurer la formation de la personne dédiée au suivi de stock ;

2. Gestion des factures de communication (Orange et Malitel).
- Apporter son expertise de gestion pour amoindrir les charges de communication par la mise en place d’un système de suivi adapté et efficace.
- Recevoir les factures de communication mensuelle, s’assurer de leur conformité et procéder à leurs enregistrements,
- Dégager mensuellement les dépassements de quota sur les factures de communication, faire la situation avec les staffs et procéder au recouvrement,
- Préparer les demandes de nouveaux puces,
- Faire le suivi des départs pour récupération, réattribution ou résiliation des lignes non utilisées.

3. Suivi de la Facturation
- Enregistrer les factures reçues des fournisseurs de l’admin dès réception,
- Suivre le processus de traitement des factures jusqu’au payement,
- Faire une réconciliation par compte fournisseurs admin chaque trimestre,
- Appui à la préparation au paiement des factures

4. Autres
- Faire des audits de procédures à l’interne et proposer des solutions pour une amélioration continue,
- Assurer l’OIC des Assistants Admin au besoin
- Autres tâches effectuées sous la supervision de la Cheffe des Operations

Pour se qualifier comme défenseur pour chaque enfant, il vous faut :
BTS/DUT en Logistique, Administration ou Finances ;
Cinq ans d'expérience dans le domaine de l’administration des biens et de la gestion financière. Avoir une bonne connaissance de l’administration en général. Avoir travaillé dans un environnement UN ou une ONG est un atout.
Exigences linguistiques : Maîtrise du français. L'anglais est un atout ainsi que la connaissance de la langue locale.

Competences:
 
Core Values 
 Commitment 
 Diversity and inclusion
 Integrity

Core competencies
 Communication (I)
 Working with people (II)
 Drive for results (I)

Functional Competencies:
 Analyzing (I)
 Learning & Researching (I)
 Planning and organizing (I)
 Following Instructions and Procedures (I)
 
Pour chaque Enfant, vous devez démontrer...
 Les valeurs fondamentales de l'UNICEF, à savoir l'engagement, la diversité et l'intégrité, et les compétences de base en matière de communication, de travail en équipe et de recherche de résultats.
 
Les compétences techniques requises pour ce poste sont : Analyse, Apprentissage et recherche, planification et organisation, Suivi des instructions et des procédures.
 
 
Remarque :
 Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s et participeront à la prochaine étape du processus de selection

Closing Date Sat Aug 03 2019 00:55:00 GMT+0100 (Afr. centrale Ouest) 

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