ASSISTANT.E DE DIVISION H/F
- Référence cDiscussion: 1050988
- Publié le: 27/05/2019 à 11h10min04s
- Niveau d'études: Bac + 2
- Expérience: 5 ans
- Expire le: 14-06-2019
Agence Française de Développement (AFD)
Paris,France
Humanitaire (ONG, Associations, ...), Projet/programme de développement
ASSISTANT.E DE DIVISION H/F
Publié le 24 mai 2019
DESCRIPTION DE LA MISSION
La division "Pilotage juridique des opérations de financement" (JOF) au sein du département juridique est en charge de l'appui aux opérations de financement de l'AFD à tous les stades du cycle du projet (structuration, négociation, contractualisation et suivi en exécution). La division s'occupe également du pilotage juridique des sujets transversaux et chantiers innovants liés principalement aux opérations de l'AFD.
Votre mission principale sera d'assister le responsable de division, son adjoint et les membres de l'équipe en prenant en charge le suivi technique et logistique, voire le traitement complet de certains dossiers et des activités de secrétariat.
Activités
1- Réaliser les missions de secrétariat :
- Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques…) ;
- Organiser l'agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du responsable ;- Rédiger des courriers/notes/CR, mettre en forme des supports de réunions, séminaires ;
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la division ou du département ;
- Tenir à jour une documentation, un classement ;
- Réaliser des travaux d'appui pour le service (photocopies, classement, etc.) ;
- Organiser la logistique de réunions ou séminaires.
2- Prendre en charge certains dossiers en appui de l'activité de la division (exemples : liste non exhaustive) :
- Concevoir, mettre en place et animer la mise à jour d'une documentation informatique et papier ;
- Mettre en place et produire des tableaux de suivi de l'activité ;
- Élaborer des supports de communication ;
- Assister les spécialistes du domaine dans le suivi de dossiers liés à l'activité ;
- Rédiger les relevés de décisions des réunions de la division ;
- Accueillir les nouveaux arrivants : modes de fonctionnement, procédures.
3- Organiser les missions et déplacements des membres de l'équipe
- Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages etc….
- Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes ;
- Réalisation des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;
- Gestion des contacts nécessaires avec les services supports
PROFIL
Le.a candidat.e devra:
- avoir une bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point, Outlook);
- maîtriser l'anglais tant à l'oral qu'à l'écrit: savoir accueillir, transmettre une information ou orienter vers le bon interlocuteur et savoir comprendre des documents rédigés en anglais;
- Savoir synthétiser des informations, disposer d'excellents qualités d'expression à l'oral et à l'écrit.
Vous possédez une expérience de 5 à 10 ans sur un poste similaire.
Principales qualités pour ce poste:
- Discrétion;
- méthode, organisation et rigueur;
- Écoute et réactivité;
- goût du travail en équipe.
Localisation du poste
FRANCE
5 rue Roland Barthes 75012 Paris
Critère candidat
Niveau d'étude min.requis
Bac + 2/3
Diplôme principal 1 / Ecole
Autres
Niveau d'expérience min.requis
5 à 10 ans
Languages
Anglais (Opérationnel tâches courantes)