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Administrative Assistant

Organisation Mondiale de la Santé (OMS)

Bangui,République Centrafricaine
Santé, Industrie pharmaceutique, Action sociale
Administrative Assistant - (1805918)
 
Grade: G5
Contractual Arrangement: Temporary appointment under Staff Rule 420.4
Contract duration: 3 months
Job Posting: Dec 4, 2018, 2:50:18 PM
Closing Date: Dec 24, 2018, 11:59:00 PM
Primary Location: Central African Republic-Bangui
Organization: AF_CAF Central African Republic
Schedule: Full-time
  
IMPORTANT NOTICE: Please note that the deadline for receipt of applications indicated above reflects your personal device's system settings.
 
OBJECTIVES OF THE PROGRAMME
Les objectifs du programme d'urgence de l'OMS sont de concevoir et mettre en œuvre des programmes qui preparent le secteur de la sante a faire face aux situations d'urgence et en vue d'ameliorer la sante des populations pendant et apres les crises . A travers son programme d'urgence, les objectifs de l'equipe de reponse aux urgences de l'OMS est d'aider les Etats membres:- Evaluer rapidement les besoins sanitaires des populations affectees par la crise, l'identification des causes prioritaires de la maladie et des deces ; la preparation des estimations des dommages et de la reponse a la crise ainsi que les plans de rehabilitation ; fournir rapidement des informations sanitaires credible et assurer la continuite des services de sante de base ;- Coordonner et suivre les efforts de secours medicaux d'urgence sous l'egide du Cluster Inter-agences permanent de Sante, dont l'OMS est le chef de file ;- Veiller a ce que les gaps importantes dans la reponse de sante soient rapidement identifies et combles ;- Revitaliser et renforcer les capacites des systemes de sante nationaux pour faire face a la preparation, l'attenuation et la reponse.- Fournir un soutien administratif et logistique a l'operationnalisation des actions de l'OMS.

DESCRIPTION OF DUTIES
Sous la supervision generale du Representant et sous la supervision directe de l'Administrateur, le titulaire assure des fonctions d'appui en s'acquittant des taches ci-apres : - Superviser et suivre le flux des informations du bureau, en introduisant les correspondances a signer en distribuant le courrier declasse, en assurant le suivi et en rappelant les actions pendantes;- S'assurer du suivi efficace et rapide des demandes d'information, de briefings et autres actions emanant du bureau, en contactant les unites et equipes en cas de besoin ;- Recevoir les visiteurs, prendre les rendez-vous, recevoir les hautes personnalites, effectuer et filtrer les appels telephoniques, repondre aux questions avec discretion et prendre des actions conformes a la nature et l'urgence de chaque cas;- Coordonner et suivre les besoins en bureaux (espace et fourniture) en collaboration avec les unites concernees ;- Rediger les correspondances generales ou administratives sur initiative personnelle ou sur instructions; finaliser les correspondances/rapports pour signature ou visa.- Analyser les courriers et requetes entrants a la lumiere des documents de support, des instructions et politiques en recherchant et attachant les informations de base par anticipation aux besoins du personnel responsable, ou en les redirigeant aux destinations appropriees ; - Arranger, coordonner et conduire la preparation administrative des reunions, seminaires et ateliers, y compris la preparation des plans de reunions dans le GSM/Oracle, les lettres d'invitation, l'estimation des couts, les autorisations de voyage; assister dans la preparation et distribution des documents et materiels, et faire la liaison avec les participants et autres personnes impliquees ;- Programmer les reunions des equipes ou du Bureau, prendre les notes et faire le suivi des actions demandees pour s'assurer de la reponse rapide et a temps aux requetes de l'OMS ;- Obtenir les documents de base et de briefing sur les reunions et ateliers pour le personnel professionnel qui participe a ces reunions et ateliers; - En utilisant le GSM/Oracle, preparer les autorisations de voyage pour les voyages officiels de l'OMS. Faire les reservations de vol et d'hotel, preparer les fichiers de voyages et s'occuper de sujets connexes sur demande ou sur initiative personnelle.- S'acquitter d'autres taches assignees selon les besoins

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education
Essential: Etudes secondaires (Baccalaureat) et Formation technique ou commercial.
Desirable: Formation en secretariat et/ou administration est un atout.

Experience
Essential: Cinq (5) ans d'experience de secretariat dans une institution publique ou privee reconnue.
Desirable: Une experience au moins deux (2) ans dans le systeme des Nations Unies serait un avantage.

Skills
--> Aptitude a planifier, organiser, coordonner et mettre en œuvre des activites de plusieurs sources; a exprimer ses idees clairement et avec precision, oralement et par ecrit; a concevoir et executer des travaux avec peu de supervision; a etablir et maintenir de bonnes relations de travail avec des gens de differentes nationalites et cultures. --> Le travail necessite un maintien des connaissances sur les changements dans les procedures operationnelles. Le titulaire doit aussi avoir des competences informatiques et du Systeme Global de Gestion (GSM). La connaissance des regles, reglements, procedures et pratiques de l'OMS, ainsi qu'une capacite eprouvee a rediger et editer sont des atouts.

WHO Competencies
Communication
Producing results
Knowing and managing yourself

Use of Language Skills
Essential: Intermediate knowledge of English. Expert knowledge of French.
Desirable: Intermediate knowledge of SONGO.
The above language requirements are interchangeable.

REMUNERATION
-WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XAF 8,065,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION
-This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
-Only candidates under serious consideration will be contacted.
-A written test may be used as a form of screening.
-In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
-Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.
-For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.
-WHO is committed to workforce diversity.
-WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
-This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.
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