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Logistics Associate G6 / Fund Management

World Food Programme

Nouakchott, Mauritania
Humanitaire (ONG, Associations, ...), Projet/programme de développement
Logistics Associate G6 / Fund Management
Area of expertise : Supply chain
Country : Mauritania
Type of contract : Long term opportunities
Closing date : 18 December 2018, 00:59 GMT

Type de contrat : FT -   Grade : G6 -   Durée : 1 an -    Lieu : Nouakchott
Les candidatures féminines répondant au profil ci-dessous sont vivement encouragées.

Contexte organisationnel et rôles :
Sous la supervision directe du chargé de la logistique, de la directrice adjointe et sous la supervision générale du directeur de pays, le/la signataire doit faire preuve de responsabilité et d’initiative pour répondre de façon indépendante à diverses questions, avec seulement des orientations générales.
Le/la titulaire du poste doit gérer les ressources, former et coordonner le personnel de soutien.
Le/la signataire pourra être appelée, en cas de nécessité de services à effectuer des heures supplémentaires, autorisées d’avance par le Superviseur direct et dûment endossées par le Représentant. Ces heures supplémentaires autorisées au préalable pourront aussi, si l’employé(e) le souhaite, être récupérées sous la forme de repos compensatoire.

Attributions et responsabilités :
Vous aurez la responsabilité de :
Elaborer/Réviser les matrices des couts associés aux produits alimentaires (Food Transfer Costs) de toutes activités du pays, présenter au Superviseur et transmettre au Bureau Régional dans le délai requis ;
Collecter les informations utiles auprès des collègues de la Chaine d’Approvisionnement et des autres unités pour la préparation des matrix ;
Préparer le rapport trimestriel de dépenses des fonds de la chaine d’Approvisionnement (Supply Chain Funds consomption report), présenter au Superviseur et transmettre au Bureau Régional dans le délais requis ;
Assister le chargé de la logistique à l'analyse mensuelle des fonds FTC et présenter le bilan au superviseur de sorte à l'alerter sur les éventuels déficits ou excédents ;
Transmettre les requêtes des couts associés aux produits alimentaires (Food Transfer Costs) a l’unité de Budget pour la mise à disposition des fonds(push-down)
Faire l’analyse hebdomadaire des Bons de commande (Purchase Order) de transport et services logistiques afin de prendre les actions nécessaires en conformité avec les Normes Comptables Internationales du Secteur Public(IPSAS)
Participer activement aux exercices mensuels et annuels de clôture financière selon les Normes Comptables Internationales du Secteur Public(IPSAS)
Etre une personne ressource pour les collègues des autres unités en matière de gestion des couts associés aux produits alimentaires (Food Transfer Costs)
Suivre au quotidien l’utilisation des s couts associés aux produits alimentaires (Food Transfer Costs) des différentes activités et effectuer leurs analyses ;
Produire les rapports périodiques de la gestion des fonds (Funds Management) de toutes les activités au niveau du pays ;
Suivre avec les différentes unités et le bureau régional le transfert des couts associés des anciennes activités vers les nouvelles ;
Créer ou changer les lignes budgétaires (Funds Reservation) pour chaque activité en cours dans le pays ;
Assister les autres staffs sur les nouveaux concepts et procédures comptables de l’utilisation des couts associés aux produits alimentaires (Food Transfer Costs) et veiller aux respects des normes IPSAS tout au long du traitement financier ; 
Contrôler toutes les factures et paiements internes par rapport à la documentation requise par le PAM en matière administrative et financière (Lettres de voitures, rapport de déchargement/chargement, rapports de magasins, rapports de distribution, bons de réception conforme, rapports compas, rapports du superintendant, rapports de reconditionnement/avaries, contrats)
Reporter les erreurs, omissions, anomalies de saisie, dès le constat de celles-ci à la section LESS (Logistics Execution Support System) pour correction ;
Créer les down payement pour le paiement des indemnités des magasiniers de Nouakchott, Rosso et ceux des différentes régions ;
Contrôler méticuleusement les paiements avant la transmission des factures au superviseur pour vérification et validation ; 
Assister les Finances concernant les codes comptables des couts associés aux produits alimentaires (Food Transfer Costs) pour tout document de paiement ;
Etablir des prévisions financières mensuelles (Forecast) à transmettre aux finances à la fin de chaque mois pour assurer le bon déroulement des opérations ; 
Travailler en étroite collaboration avec les finances et la section LESS ;
Veiller à ce que les Bons de commande (Purchase Order) de transport des vivres, non vivres et services logistiques soient créés à temps pour engager les fonds nécessaires au paiement des factures conformément aux procédures du PAM (dans le respect des normes IPSAS)
Tenir un registre des dépenses imprévues ;
Assurer toutes autres tâches relevant des termes de référence, demandées par le superviseur direct.

Qualifications & Expérience Souhaitée :  
Expérience de la maintenance de systèmes d'entreprise et de l'exécution de requêtes sur les envois en cours, les informations de pipeline, les réclamations d'assurance et les stocks de produits alimentaires ;
Expérience dans l’administration de contrats avec des fournisseurs ;
Expérience dans la compilation de la documentation contractuelle ;
Expérience en exécution de contrat ;
Expérience dans la surveillance du budget et les rapports.

Education : Diplôme minimum du baccalauréat requis. Un diplôme dans le domaine de la comptabilité, finances, économiques, et ou logistiques sera un atout. La maitrise de notions de base en genre seront considères un atout.
Langue : Aptitude à la communication orale et écrite en français. Les notions en arabe et anglais seront un atout.
Les demandes sont reçues uniquement en ligne.

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