DESCRIPTION

L’Assistant (e) Administrative est responsable du soutien financier, de l'administration, de la logistique et des exigences administratives en matière d'approvisionnement du projet. L’Assistant (e) appuiera la réalisation des objectifs du projet d'une manière constante en respect des principes financiers. L'assistant coordonnera les espaces du bureau pour le personnel / les consultants de RTI en visite. Il / elle traitera la correspondance générale, répondra aux appels téléphoniques et exécutera les autres tâches administratives au besoin.

RESPONSABILITES PRINCIPALES

Tâches administratives et de bureau

• Soutenir les tâches administratives quotidiennes ;
• Tenir et mettre à jour les frais de voyage (missions) et des congés du personnel ; en accord avec le dossier du personnel tenu par le COP ;
• Appuyer les préparations logistiques des conférences, des ateliers, des tables rondes, des événements publics et d'autres réunions ;
• Maintenir les bases de données, et le système de classement des documents du projet ;
• Aider à la préparation et à la production de matériel de formation, y compris l’édition ;
• Assurer le classement et l'archivage appropriés des documents de bureau, y compris les dossiers de programmes et la correspondance sur support papier et numérique, et maintenir le système d'inventaire des équipements et des fournitures conformément aux procédures de RTI. S‘assurer que les biens de RTI sont sauvegardés et utilisés correctement ;
• Sur consigne du superviseur, négocié avec les fournisseurs locaux afin d'améliorer la rentabilité ;
• Formater, préparer et diffuser des documents de travail et des documents connexes ; 
•  Veiller à ce que les bureaux et les installations soient bien entretenus et propres ; 
• Développer et maintenir une connaissance actuelle de toutes les procédures d'exploitation standard de RTI ; et
•  Entreprendre toute autre initiative selon la demande du responsible.

Tâches Financières

• Effectuer la mise en œuvre quotidienne de toutes les opérations comptables afin de répondre aux dépenses opérationnelles et aux exigences techniques du bureau et de les soumettre au Responsable des finances ;
• Appuyer la mise en œuvre des contrôles financiers au besoin ;
• Soutenir la mise à jour de l'inventaire des immobilisations et de tous les autres documents financiers au besoin ;
• Aider le Responsable des Finances à satisfaire aux exigences des auditeurs internes et externes à la fin de l'exercice, y compris la préparation à la récupération des documents ;
• Gérer la petite caisse et effectue un rapprochement quotidien ;
• Appuyer le Responsable des finances dans le classement et l'étiquetage des documents financiers ;
• Coordonner le traitement et le paiement en temps opportun de toutes les demandes de remboursement des frais de voyage du personnel, des paiements des fournisseurs et d'autres transactions avec le ministère de la santé ;
• Assister le Responsable des Finances dans le paiement des déductions statutaires, telles que la sécurité sociale et l'impôt sur le revenu ;

Tâches Logistiques

• Préparer et Organiser les visas, les vols et réservations d’hôtels pour le personnel et les visiteurs ;
• Suivre et gérer les processus et procédures de dédouanement pour toutes les expéditions vers RTI ;
• S'occuper des arrangements logistiques pour les réunions, les formations ou les ateliers, c'est-à-dire la préparation du matériel de formation, la demande de fournitures pour l'atelier, l'organisation du voyage et l'hébergement des participants, la demande d'avance de fonds, et
• Organiser les transports pour les missions sur le terrain, au besoin.

Tâches Ressources Humaines

• Soutenir la publication des postes vacants. Analyser les compétences des candidats par des tests, l'administration de la notation en collaboration avec le COP / le Recruteur ;
• Planifier les entrevues et coordonner les recrutements ;
• Fournir des renseignements sur la paie au responsable des finances ;
• Soumettre des rapports sur les congés des employés et gérer tous les dossiers des RH ;
• Maintenir l'information des employés en entrant et en mettant à jour les données sur l'emploi et les changements de statut (PAR) dans CONNECT ou en soumettant des demandes au Bureau régional de l'Afrique ;
• Fournir des services de secrétariat par la saisie, le formatage et l’impression des documents ; Organiser le travail ; répondre au téléphone ; relayer des messages; entretenir le matériel et des fournitures; et
• Maintenir la confiance des employés et protéger les opérations en gardant l'information des ressources humaines confidentielle

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