Grade: PL6

Poste N°: 50093580

Référence: ADB/18/043

Pays: Côte d'Ivoire

Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance et économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Dans la poursuite des objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et pour réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. 

La Vice-présidence principale (SNVP) est chargée d'appuyer le Président dans la gestion quotidienne du Groupe de la Banque pour atteindre son objectif stratégique et promouvoir une culture de la performance harmonisant tous les processus et les systèmes afin d'obtenir des résultats à fort impact. Le Vice-président principal (SVP) dirige également efficacement la haute direction. Le titulaire est chargé de coordonner de façon harmonieuse la mise en œuvre et le suivi des décisions clés de la Banque en plus de déterminer les faiblesses institutionnelles et de gestion et de proposer des mesures correctives qui s'imposent. Le SVP préside les réunions du Comité de coordination de la haute direction (SMCC) et du Comité des opérations (OpsCom) et dirige les discussions de la haute direction, les processus décisionnels et veille à la mise en œuvre des principales décisions du Conseil et de la direction, y compris l'audit interne et les recommandations d'évaluations indépendantes. Le titulaire supervise et assure également la conformité de la Banque aux exigences de ses politiques et stratégies, y compris les garanties fiduciaires, environnementales et sociales, les fonctions de gestion des risques, etc. 

SNVP et la Direction SMCC (SNDI) coordonne et soutien le SVP dans la réalisation de ses responsabilités en rapport avec : i) la coordination de la mise en œuvre des activités à l’échelle de la Banque ; ii) le suivi des performances et des résultats institutionnels ; iii) la promotion de l’efficacité et de l’efficience organisationnelle/institutionnelle ; et iv) la supervision des unités organisationnelles qui relèvent directement de SVP. Le directeur de SNDI assure par ailleurs le secrétariat du Comité de coordination de la haute direction (SMCC) et apporte son soutien au SVP lors des réunions et des comités du Conseil d’administration. 

La Division de l'organisation et des méthodes appuie le SVP dans l'exécution de responsabilités liées à la coordination de la mise en œuvre des activités à l'échelle de la Banque, en particulier celles qui ont trait à l'amélioration des opérations et à la gestion du changement ; à l'efficacité et à l'efficience de l'organisation et des institutions ; à la promotion d'une culture de performance qui harmonisera tous les processus et systèmes pour obtenir des résultats à fort impact ; à la coordination sans faille de la mise en œuvre et du suivi des décisions clés institutionnelles de l'entreprise, à l'identification des faiblesses institutionnelles et de gestion, et des mesures et actions correctives nécessaires. 

L'Analyste, gestion des directives et service d'assistance est responsable de la gestion (stockage, récupération et diffusion proactive) des directives de la Banque ainsi que d'autres publications, manuels et documents clés sur les politiques, les opérations, la gestion et les connaissances institutionnelles. Il 1) en vérifiera la conformité; 2) surveillera et suivra les directives nouvelles et révisées du début jusqu'à la publication, et 3) tiendra la base de données des documents institutionnels pour s'assurer que les directives et les documents sont à jour et accessibles au personnel. Il gérera également le service d'assistance (pour les directives, la matrice de délégation de pouvoirs, les foires aux questions) afin de résoudre les problèmes techniques et le personnel de soutien.

Sous la supervision directe et l’orientation du Chef de division de SNDI.1, l’Analyste de la gestion des directives et du service d’assistance exécutera les fonctions suivantes : 

1.     Gérer, en partenariat avec le département des TI, un système d'archivage, de recherche et d'extraction, de directives et de gestion des documents institutionnels, ainsi qu'un bureau d'aide virtuel pour les publications et directives institutionnelles et la matrice de délégation des pouvoirs. 

2.     Surveiller et assurer le suivi des directives nouvelles et révisées, du début jusqu'à la publication, en veillant au respect du processus d'examen et d'approbation convenu. 

3.     Travailler sur divers projets axés sur la gestion du contenu de la Division et sur les collections d'archives et les activités de gestion des documents : traitement ou catalogage des collections d'archives; aide à la création et à la maintenance continues du contenu numérique et électronique et à la numérisation des documents d'archives. 

4.     Examiner/réorganiser/mettre à jour les lignes directrices, directives et autres documents institutionnels passés et actuels pour en faciliter l'accès et la recherche, en veillant à l'application de mécanismes appropriés de contrôle et de versionnage. 

5.     Apporter au personnel un service d'assistance et promouvoir activement le service à l'échelle de la Banque. 

6.     Aider à la mise en œuvre et à la maintenance des outils informatiques de gestion des connaissances et du contenu, ainsi qu'à la collecte, l'analyse et l'interprétation des données, y compris la présentation sous forme d'organigrammes, de tableaux et de diapositives. 

7.     Aider à l'extraction, à l'analyse, et à la mise en forme des connaissances institutionnelles - y compris sous forme électronique - afin de les rendre plus accessibles. 

8.     Aider à la préparation, à la mise à jour et à la maintenance de la documentation pertinente du système et des manuels techniques/procéduraux connexes. 

9.     Contribuer à l'efficacité de la Division grâce à une gestion experte des aspects informatiques de cette dernière se rapportant aux publications, aux guides, aux manuels et autres produits de la Division. 

10.  Agir à titre de personne-ressource pour le développement et la mise à jour du site Web de la Division, des espaces de travail et des archives, ainsi que pour la gestion du contenu Web. 

11.  Mettre à jour le contenu en ligne de la Division et faire le suivi de l'utilisation et des analyses. 

12.  Appuyer la Division/Département et exécuter toutes les autres initiatives et activités pouvant se révéler nécessaires de temps à autre.

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1.     Être titulaire d'au moins un Master en bibliothèque/sciences de l'information, systèmes d'information de gestion, méthodes organisationnelles, administration des affaires, analyse des affaires, gestion des connaissances ou similaire, communications ou domaines connexes. 

2.     Justifier d’au moins quatre (4) ans d'expérience professionnelle pertinente et progressive dans le domaine de la gestion des documents et des systèmes de gestion des documents ou des systèmes de gestion des contenus, de la gestion de l'information, de la gestion des connaissances, des communications ou d'un domaine connexe.  

3.     Avoir de l'expérience dans l'éditique, l'archivage et l'infographie constitue un atout. 

4.     Avoir une expérience préalable de la préparation et de l'archivage des documents institutionnels. 

5.     Avoir une connaissance des programmes d'interface de documents et de la gestion électronique. 

6.     Avoir une expérience de travail avec les institutions multilatérales. 

7.     Avoir une connaissance des méthodologies, de la mise en œuvre, de l'évolution et des tendances en matière de gestion des connaissances et de communication. 

8.     Avoir de fortes compétences en communication écrite et orale. 

9.     Être capable de travailler avec un minimum de supervision et être habitué à un poste qui nécessite de travailler avec des plans et des procédures tout en restant flexible pour satisfaire les besoins d'une organisation. 

10.  Avoir une connaissance approfondie des techniques et méthodes d'archivage / de gestion de l'information et des connaissances. 

11.  Avoir une expérience pratique de l'application des technologies de l'information à la mise en œuvre de stratégies de gestion et de partage des connaissances. 

12.  Posséder de solides capacités d'analyse et de résolution de problèmes. 

13.  Être capable d'établir des partenariats à l'échelle de la Banque en ayant un esprit axé sur le service. 

14.  Être capable de prendre des initiatives, d'innover, de s'adapter et de prendre des décisions intelligentes; de créer, d'appliquer et de diffuser des connaissances tirées de documents institutionnels. 

15.  Avoir la capacité d'établir des priorités et de bien gérer le temps, de faire plusieurs choses à la fois et de résoudre les problèmes. 

16.  Être capable de communiquer efficacement en anglais ou en français et avoir une bonne connaissance pratique de l’autre langue. 

17.  Solide connaissance et expérience des TI, en particulier des outils de collaboration et de productivité (p. ex. ensemble de compétences SharePoint : gestion de sites, gestion de documents, etc.) 

18.   Maîtriser l’utilisation des applications standards de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ; la connaissance de SAP constitue un atout supplémentaire. 

CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT INTERNATIONAL ET OUVRE DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES 

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