Grade: GS8

Poste N°: 50000727

Référence: ADB/18/031

Pays: Côte d'Ivoire

Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines, dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision. 

La Vice-présidence des ressources humaines et services institutionnels (CHVP) assure la fourniture de services institutionnels efficients, axés sur la personne et orientés vers les clients, dans le but de garantir l’efficacité institutionnelle de la Banque dans toutes ses opérations. Le Complexe est à l’avant-garde des efforts visant à garantir la compétitivité de la Banque en tant qu’employeur de choix et assure le leadership dans l’élaboration et la mise en œuvre des stratégies de la Banque en ce qui concerne la gestion des personnes, les technologies de l’information, les services généraux et les achats institutionnels, les services linguistiques, la continuité des activités, ainsi que la santé et la sécurité. 

Le Département de la gestion des ressources humaines est chargé d’élaborer et de mettre en œuvre une stratégie, des politiques, des processus et des pratiques en matière de gestion des personnes, qui permettront à la Banque de réaliser son programme stratégique. La stratégie des ressources humaines repose sur l’attraction, le développement, le recrutement, la motivation et la rétention d’un personnel de très haut niveau. 

Pour transformer véritablement l’approche des ressources humaines, le département CHHR s’appuie sur trois piliers : les partenariats d’activités pour la stratégie, la conclusion de contrats avec les clients et la prestation des services de ressources humaines ; les centres d’expertise/les experts spécialisés pour la consultation interne, la réflexion éclairée, la conception, le développement et la formation de talents et du personnel et l’analyse comparative des bonnes pratiques ; et les services partagés de ressources humaines pour l’excellence transactionnelle et la communication avec les employés. Ce nouveau modèle triangulaire de ressources humaines offre aux agents une expérience de classe mondiale tout au long de leur carrière. 

Au sein du département des ressources humaines (CHHR), la division des services partagés RH (CHHR.2) est chargée de l’administration des employés, de la gestion des avantages, des processus RH et du centre de données. 

Sous la supervision du chargé des avantages et la supervision générale du chef de division CHHR.2, le/la titulaire du poste est chargé(e) d’examiner, d’analyser et de traiter les demandes des membres du personnel relatives au paiement des avantages et aux prêts, ainsi que les demandes d’indemnités. Il/elle est également chargé(e) de contrôler et de vérifier toutes les données saisies (entrées) dans le système informatique et de veiller à leur exactitude et au respect des règles.

Sous la supervision générale du chargé des avantages, le/la titulaire du poste assumera également les principales responsabilités suivantes : 

Fournir une assistance aux membres du personnel pour les opérations d’accueil :

1.  interpréter le règlement du personnel, afin de déterminer les avantages à payer aux membres du personnel lors de leur prise de fonction ; 

2.  travailler en collaboration avec d’autres divisions de CHHR, de CHGS et les membres du personnel concernés pour faciliter le transport des effets personnels et le voyage des personnes à charge ; 

3.  assurer la coordination de l’enregistrement des personnes à charge éligibles et s’assurer que les paiements ne sont effectués que pour les personnes à charge éligibles ; 

4.  procéder au paiement des indemnités d’installation aux membres du personnel éligibles, conformément aux accords de niveau de service (SLA) ; 

5.  communiquer avec les membres du personnel et s’assurer qu’ils comprennent bien les états de leurs paiements ; 

6.  saisir les bons de paiement pour les paiements en rapport avec les avantages liés à la prise de fonction.

Fournir une assistance aux membres du personnel pour les opérations/activités de départ :

7.  interpréter le règlement du personnel, afin de déterminer les avantages à payer aux membres du personnel qui quittent la Banque ; 

8.  travailler en collaboration avec d’autres divisions de CHHR, de CHGS et les membres du personnel concernés pour faciliter le rapatriement des effets personnels et des personnes à charge ; 

9.  calculer les droits en cas de décès, y compris les paiements de l’assurance et l’allocation de décès ; 

10.  en cas de décès d’un membre du personnel, consulter PGCL pour vérifier l’éligibilité des bénéficiaires ; 

11.  communiquer avec les membres du personnel et s’assurer qu’ils comprennent bien les états de leurs paiements ; 

12.  saisir les bons de paiement pour les paiements des droits en cas de départ : séparation volontaire, décès, démission, retraite anticipée ou normale.

13.  procéder au traitement des demandes des membres du personnel pour le paiement d’avances de frais d’études ; 

14.  procéder au traitement des justificatifs des demandes/règlements effectués ; 

15.  assurer la communication et la rédaction des correspondances au personnel, en rapport avec les indemnités pour frais d’études ; 

16.  élaborer un système d’information approprié pour faciliter le suivi des indemnités de frais d’études ; 

17.  assister les membres du personnel dans l’élaboration des demandes de frais d’études.

18.  assurer la gestion des droits au congé et le décompte des quotas de congé. 

19.  assurer la gestion des horaires de travail et des programmes d’horaires flexibles ; 

20.  assurer la gestion du calendrier des jours fériés ; 

21.  assurer la gestion des congés de maternité et de maladie en liaison avec le centre médical.

Gérer les avances sur salaire du personnel

22.  assurer le traitement des demandes d’avances sur salaire ; 

23.  procéder aux réconciliations des soldes d’avances sur salaire. 

24.  procéder au recouvrement des dettes pour le personnel ayant quitté la Banque.

25.  procéder à l’exécution des missions exploratoires ; 

26.  contrôler et autoriser tous les contrats de bail des membres du personnel en vue d’atténuer la responsabilité de la Banque à ce niveau ; 

27.  fournir des conseils et une orientation à l’IRS sur la politique ; 

28.  assurer la gestion d’autres avantages tels que l’ajustement au coût de la vie (COLA), l’indemnité de sujétion, des retenues sur la fiche de paie pour la contribution aux coûts du logement du personnel ; 

29.  apporter son assistance à l’atténuation des risques au niveau des cautions, des prêts et pour le recouvrement des loyers prépayés en cas de transfert.

Procéder à l’évaluation et à l’atténuation des risques 

30.  procéder au contrôle et à la réconciliation de tous les avantages ; 

31.  faire un compte-rendu périodique.

Assurer le traitement des réclamations des membres du personnel pour le remboursement de l’assurance.

Gérer les informations de la Banque concernant la paie du personnel ; assurer le contrôle et la gestion en rapport avec la paie.

Procéder au traitement des indemnités du personnel intérimaire.

Procéder au traitement des paiements BDIR pour le bureau du secrétaire général (PSEG)

1.  Être titulaire d’au moins une licence/un BAC+4/une maîtrise ou un diplôme équivalent en comptabilité, finances, administration des affaires, commerce ou dans des disciplines connexes. 

2.  Avoir des compétences dans les domaines de l’audit, de la gestion des projets ou des ressources humaines serait un atout supplémentaire. 

3.  Justifier d’un minimum de six (6) années d’expérience pertinente et pratique à des niveaux de responsabilité croissants, de préférence dans une organisation internationale. 

4.  Avoir de solides compétences de calcul, des aptitudes à accomplir des tâches variées, avoir le sens du détail et être capable de travailler sous pression au sein d’une équipe pluridisciplinaire et multiculturelle ; 

5.  De bonnes aptitudes organisationnelles et interpersonnelles sont hautement souhaitables. 

6.  Démontrer une efficacité opérationnelle 

7.  Avoir de bonnes aptitudes de communication 

8.  Avoir des aptitudes en résolution de problèmes 

9.  Être orienté vers les clients 

10.  Avoir des aptitudes de travail en équipe et de bonnes relations avec les autres 

11.  Avoir la capacité de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue. 

Avoir des compétences dans l’utilisation des applications standards de la Suite Microsoft Office. La maîtrise de SAP – Modules finances et RH serait un atout. 

Le présent poste N’ouvre PAS droit aux conditions d’emploi international (le titulaire de ce poste sera recruté au plan local et ne bénéficiera donc pas du statut de fonctionnaire international).